【Apps調査隊】スプレッドシートのデータ入力について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

蝉の声が聞こえない猛暑から蝉時雨の猛暑に移り変わりまして、

夏が来てしまったと私は絶望しております。

蝉が鳴くと暑いのがより暑く感じてしていたのですが、

調べてみると蝉の活動気温は高くても35度ほどで

それ以上になると暑すぎて鳴かないみたいです。

結局のところ、暑い時に蝉が鳴くから条件付けで

室内だろうが木陰だろうが暑苦しく感じている気がします。

さて、今回は

Google アプリで緑色を代表するスプレッドシートの

データ入力機能について、3点ご紹介させていただきます！

データの入力規則　

スプレッドシート内に設定できるオリジナル条件のことを指します。

スプレッドシート上部のメニューバー内「データ」から設定ができます。

まず、セルの範囲を指定し上部のメニューバー内から「データ」を選択します。

項目「データの入力規則」を選択し「+　ルールを追加」していきます。

ここで条件を決めていきます。

条件は集合、日付、大なり小なり... とありますので、

その中から希望に沿う抽出条件を選択ください。

オリジナル条件から外れているデータがあった場合の対応は

警告または入力拒否のどちらかを指定できます。

オリジナルルールが作成できましたら  完了 を押して

終了となります。

範囲をランダム化　

セルの範囲を選択後に「データ」にて

『範囲をランダム化』を選択するのですが、

こちらは抽選や単語帳のシャッフル、サンプルを抽出等に活用いただけます。

サンプル抽出につきましては、大量のデータから一部を抜き出して分析する際に、

データ全体をランダム化してから先頭の行をサンプルとして使用することで、

無作為に、偏りのないサンプルを簡単に作成できます。

※表全体をランダム化してしまうと、まとめた結果もランダム化してしまうので

一部の行のみ別のセルへコピペし、実施ください！

データの抽出　

半角@ を入力後、プルダウン内からデータを抽出したいテキストをクリックします。

スマートチップ表示されたテキストをクリックすると、「データを抽出」が表示されます。

こちらをクリック後、

右メニューから抽出したいデータのチェックボックスにチェックを入れます。

 解凍 をすると右隣のセルにデータが抽出されます。

使用例として、マニュアルをスプレッドシート内にまとめ、

抽出したいデータを作成日時や最終更新日に設定すれば

ひと目でどのマニュアルを見直せばよいのか分かります！

さて、いかがだったでしょうか。

様々な機能があるのにも関わらず、あっさりとした項目名のため

なかなか気づきにくい箇所だったと存じます。

これを機にぜひスプレッドシートを機能を触りまくってみてください！

【Apps調査隊】パソコン版 Google ドライブについて解説してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

連日猛暑が続きますが、皆様 体調はいかがでしょうか。

私はセミの声が聞こえない猛暑日を少し涼しく感じているこの頃です。

しかしながら、こうも暑いと思考がボンヤリとなりがちで

涼しい空間で徐々に意識を取り戻した際は

忘れ物や やることリストを思い出す日々です。

そんな、思考が混乱してしまう要素が共通している

パソコン版 Google ドライブについてご紹介していきます。

※Gemini in Google ドキュメントで生成された画像

まず、こちらを利用されない方へご説明しますと

Googleが提供する「Googleドライブ」を

WindowsやmacOSなどのパソコン上で直接利用できるようにする

アプリケーションのことです。

ウェブブラウザからアクセスする Google ドライブとは異なり、

エクスプローラーやFinderと連携して動作するのが大きな特徴です。

▲詳細：パソコン版ドライブをインストールする

https://support.google.com/a/users/answer/13022292?hl=ja

さて、ディスプレイ画面からスムーズにアクセスできるこちらは

データの保存方法が ストリーミング／ミラーリング と

2つ選択できます。

まず、1つ目のストリーミングは

ファイル全体をダウンロードせず、

必要な部分だけを一時的にデータをパソコンに読み込む機能です。

 

ただし、一部のデータを読み込んでいるため

オフラインでの作業をする場合は、事前に使用できるように設定する必要があります。

2つ目は、ミラーリングです。

こちらは、 Googleドライブのファイルをパソコンの指定したフォルダに

完全に同期します。

 

そのためオフラインでも使用できますが、

同期しているファイルの容量分、パソコンのストレージは消費されます。 

主要2つのデータ取り扱いについて理解したところで、

パソコン版 Google ドライブ内 共有ドライブの

役割（ロール）について案内していきます！

 

 管理者／コンテンツ管理者／投稿者／閲覧者 と

役割（ロール）を割り当てることができますが、 

各々できることが異なるため注意が必要です。

個人的に喚起したいのは 投稿者 です。

こちらはファイルを追加・編集・共有できる役割（ロール）です。

コンテンツ管理者 や 管理者 のように

ファイルを作成・アップロード・編集はできません。

ブラウザ版ですと自分が割り当てられたロールを確認できます。

ですが、エクスプローラーからは

自分がどの権限が割り当てられているか不透明です。

できない作業があれば 一度、

ブラウザからご自身のロールをチェックしてみてください。

いかがだったでしょうか。

すでに導入されていた方々は再認識、

これから導入される方々は理解が深まったのではないでしょうか。

ご不明なことがありましたら、アドバイザリサービスまで

お気軽にお問い合わせください。

【Apps調査隊】情報整理の悩みを解決するツール「NotebookLM」を調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

日々の情報収集や学習、仕事で「情報が多すぎて整理できない」
「もっと効率的に知識を深めたい」と感じたことはありませんか？

そんなあなたに朗報です！

Googleが提供する「NotebookLM」は、
アップロードした資料を基にAIが情報整理、分析、そして新しいアイデアの創出を
強力にサポートしてくれるツールです。

「難しそう…」と思うかもしれませんが、ご安心ください。
この記事では NotebookLMをこれから始める方のために、
基本的な使い方から便利な機能、そして具体的な活用例までをわかりやすく解説します。

# NotebookLMを使いこなそう！

アップロードした資料を基に

AIが情報整理などをしてくれるツールの活用方法は主に4点あります。

・研究・論文執筆の効率化 

AIによる要約やキーポイント抽出で内容把握を短縮。

・学習と知識の定着 

教科書や参考書をデジタル化し、自分だけのインターネット上の情報倉庫を作成。

・個人情報のデータベース化とライフログ管理 

 旅行計画や記録、健康管理、個人的な目標設定と追跡などをログとして使用。

・セミナー・ワークショップの準備と振り返り 

構成案作成や想定される質問をAIに投げかけ、回答を生成させることで

本番での応答能力を高める練習ができます。

# 新しいノートブックを作成する

デバイスで NotebookLM を開き「ノートブックを新規作成」を選択します。

資料がすでに揃っていればソースをアップロードします。

アップロードされたソースは、

AIが質問への回答やアクションを行う際の根拠となります。

各ノートブックは独立しており、

複数のノートブックの情報を同時にアクセスすることはできません。

〜 モバイルアプリをご利用の方へ 〜

NotebookLMの機能には、モバイルアプリでは一部制限が適用される場合があります。

詳細については、公式ヘルプ記事をご確認ください。

∴https://support.google.com/notebooklm/answer/16206563

ソースをアップロードしたら、いよいよNotebookLMの強力な機能を活用してみましょう。

# チャット機能でソースと対話 

NotebookLMのチャット機能は、

アップロードしたソース資料から抜粋や引用して AI プログラムへ質問したり、

指示を与えてアクションを行わせたりできる、まさに「あなたのための専門家」です。

回答に引用元が明記されるため、情報の正確性を簡単に確認できます。

 一般的なチャットAIとは異なり、

NotebookLMのチャット内容は基本的にセッションが終了すると

残らない仕様になっています。

しかし、チャットで得られた情報やAIの回答は、

「メモに保存」機能を使って残しておくことができます。

# チャット機能でソースと対話

「Studio」パネルの『メモ』セクションで「メモを追加」を選択して、

新しいメモを作成できます。テキストを入力したり貼り付けたりすることが可能です。

上記で説明した、チャットでの回答を「メモに保存」することもできます。

また、選択したメモに対して

いくつかの変換アクションを実行できます。

【応用】メモをソースに変換

作成したメモを「ソース」に追加できます。

これにより、自身の考えやまとめを基にさらに質問をしたり、

情報を引き出したりできます。

# マインドマップで視覚的に理解 

マインドマップは、ソース資料の全体像や主要テーマを視覚的に把握し、

アイデア間の関連性を見つけるのに最適なツールです。

資料の全体像と主要テーマを迅速に把握できるため、

概要をすばやく把握したいときや

さまざまなアイデアが互いにどのように関連しているかを視覚的に確認できるため、

考えを整理したいときに活用いただけます。

# 音声概要（ポッドキャスト）で耳から学ぶ 

アップロードしたソースの主要なトピックを AI ホストが議論し、

詳細な要約を提供してくれます。

また、カスタマイズ機能を使えば

特定のトピックに焦点を当てたり、専門性のレベルを調整できたりします。

** 重要 **

音声概要は、音声も含めAIによって生成されるため、

不正確な情報や音声の乱れが含まれる場合があります。

必ず内容を再確認してください。

# NotebookLMを使う上での注意点 

非常に便利なNotebookLMですが、使用する上でいくつか注意すべき点があります。

★情報の正確性は必ず再確認

NotebookLMはAIによって生成された情報を提供するため、

不正確な場合があることが明記されています。

特に重要な情報については、必ず元のソースを再確認するようにしましょう。

★著作権を遵守する

共有に必要な権利がない場合は、著作権で保護されたコンテンツを共有しないでください。Googleは明確な著作権侵害の申し立てに適切に対処し、繰り返しの侵害にはアカウント停止措置をとる場合があります。

★専門分野での使用制限

医療、法律、財務、その他の専門分野において使用しないでください。

これらのトピックに関するコンテンツは情報提供のみを目的としており、

資格を持つ専門家の助言に代わるものではありません。

いかがでしたでしょうか？

実は、今回作成した記事は ほぼ NotebookLM が考えてくれました。

NotebookLMが算出した内容を凝縮したり、

画像を入れる箇所を考えたりは手動で行いましたので

7割 AI（NotebookLM）、3割 人間 といったところです。

NotebookLM の可能性を感じた方は、ぜひ利用してみてください。

【Apps調査隊】Google Vids について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

6月上旬に大手ゲーム会社から新作ゲーム機が発売されましたが

現在、4回目の抽選に再応募をしています。

好きなゲームタイトルが出る前に購入しておきたいと思って抽選に参加したのですが、

こうも落選すると悔しいものですね。

動画サイトでレビュー動画を視聴したり、

弊社で当選した方の感想を聞いたりして夢を膨らますこの頃です。

今回は、Google の新しいAI動画作成ツール「Google Vids」について

ご紹介して参ります。

まず、Google Vids （ビズ）とは

どのような Google サービスなのかといいますと

AI機能を使って動画が作成できるツールです。

ついては、研修のための動画やプロモーションビデオといった場で

視聴してもらうコンテンツとして活用いただけます。

スライドを作成する点において類似している Googleスライド は、

ほぼ手動で作成し、自身のタイミングでスライドを進めるといった

ユーザー主体で利用するものであるため

会議での発表、講義など発表または共有するための資料作成として活用できます。

　

 Vids を使用するうえでの注意点 

Google が大々的に推している生成 AI 機能について、いくつか注意点があります。

まず、ここでいう生成 AI 機能とは

Gemini を基盤とし、動画の各シーンの提案と生成、

音声合成でのナレーションを指しております。

こちらは ウェブの言語を英語に設定 しないと使用できません。

加えて、音声合成のナレーションも英語のみ対応となっております。

日本語をアルファベットで入力してみましたが、

「この言語はサポートされていません」と使用できない旨の

ポップアップが表示されました。残念です。

なので、構成から作成まで AI に作業してもらいたい場合は、

AI 作成後に英語箇所を日本語に変換したほうが良いかもしれません。

▼ 言語を英語から日本語へ戻した画面での Google Vids

なお、Business Starter は期間限定で

2026 年 5 月 31 日までこちらの生成AI 機能を利用できます。

さて、いかがだったでしょうか。

動画作成というと日々の勉強が物をいう作業と存じますが、

早急に作成しなければならないという時に

こちらのサービスは活きるのではないでしょうか。

ぜひ「動画を作成してみたいけど ....」という方、

Google Vids をご利用ください！

【Apps調査隊】 デバイスを紛失したときの対応について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

皆様は物を失くした際、どれくらい粘りますか？

少しスピリチュアルなお話になりますが、

私はおみくじで毎回のように失せ物が ”見つからない” と記載されているので

気持ちが満足するまで探します。

そして、探していたような・ないようなと曖昧な気持ちになってから

発見することが多いです。

さて、今回のテーマはデバイスを紛失した際の対応についてです。

Google では使用端末（Android）を遠隔で端末がどこにあるのか確認ができ

かつ自身のアカウントをそのデバイスから削除できます。

まず、紛失した端末を地図上で見てみましょう！

 ※注意※ 

端末の位置情報がオン、かつオンラインである必要があります。

無くしていない端末から自身の Google アカウントで

検索ハブ にログインします。

注意事項に「同意」し端末を探します。

位置情報が判明したら次のような画面になります。

なお、こちらの画面で音を鳴らして見つけたり、

デバイスをロックしたり、初期状態にすることができます。

デバイスを初期状態にリセット

こちらを実施後は端末が工場出荷状態になり、検索ハブ も利用できなくなります。

次はアカウントワイプの紹介です。

アカウントワイプとは、

端末内に保存されているデータを遠隔操作で消去することです。

なお、ブロックされていない端末（PC）からは

最終更新のデータを確認できました！

こちらのアカウントワイプは、

ご自身で行っていただく方法と特権管理者が行う方法があります。

アカウントをワイプ・一般ユーザー

 ご自身で行っていただく方法ですが、

まず Google アカウントへログインします。

左のメニューから「セキュリティ」を選択し、

その中から「すべてのデバイスを管理」をクリックします。

該当のデバイスをクリックし「ログアウト」を選択すれば完了です。

なお、隣の「デバイスを探す」は

デバイスを探す手順を案内してくれるもので

前述の『検索ハブ 』とは別物になります。

アカウントをワイプ・管理ユーザー

管理コンソール にログインし、

 [デバイス] > [モバイルとエンドポイント] > [デバイス] の順に移動します。

組織内のユーザーがログイン（同期）した端末一覧が表示されます。
なお、フィルターでユーザーや端末などと振り分けできますので、

紛失した端末を簡単に見つけられます。

該当端末にカーソルを合わせると、︙（三点リーダ）が表示されます。

こちらをクリックし、 [アカウントをワイプ] を選択すれば完了です。

ワイプ後は、ステータスが [アカウントをワイプ中] に変更されます。

さて、いかがだったでしょうか。

検索ハブのデバイスを保護やアカウントワイプは

端末内に過去記録が残ってしまうので

端末のロックを突破されれば危ういですが、

検索ハブのデバイスを初期状態にリセットは安心要素が高いと思います。

ぜひ皆様もご活用ください！

【Apps調査隊】 Google データエクスポートについて調査せよ

 Apps調査隊の小金澤です！

ゴールデンウィークが明け、事業が動き始めたためか

お問い合わせをいただくことが増えました。

皆様が Google Workspace を利用いただいていることが間接的に分かり

嬉しい限りではありますが、

その週は諸事情アリでワンオペで業務をこなしていたため、

ちょっと...大分......疲労を感じておりました。

皆様もご無理なさらず、お過ごしください。

今回は「Googleデータエクスポート」についてご紹介いたします。

こちらは何かといいますと
個人の Google アカウントからデータをエクスポートする方法です。
Gmailやカレンダー、フォトなどのデータを書き出して簡単にダウンロードが行えます。 

取得したデータは記録用に保管したり、別サービスで使用したりできます。

ちなみにエクスポートとダウンロードの違いは、

エクスポートとは、特定のフォーマットで外部にデータを出力することで、

ダウンロードとは、インターネット上のサイトなどからファイルをコピーすることです。

　

では、早速実施してみましょう！ ①データをエクスポートしたいユーザーの Google アカウントにログインします。 ②「データとプライバシー」内にある「データのダウンロード、削除」の 　『データのダウンロード』をクリックします。 ※リンク（https://www.google.com/settings/takeout）からも接続できます。 ③エクスポートできるサービスが一覧で表示されますので、必要なものにチェックを入れていきます。 　選択を終えましたら「次のステップ」をクリックします。

④次は、エクスポート先や頻度、ファイルの形式とサイズがご自身の好きなように設定いただけます。 　カスタマイズを終えられましたら「エクスポートを作成」をクリックします。 ※データの容量が多いとエクスポートに時間がかかります。

※完了しましたらちゃんと「完了」と表示されますので、それまでお待ちください。

⑤該当ユーザーの受信トレイに「エクスポートを完了しました」と通知がくるので、

　メール内にあるダウンロードボタンをクリックして、データを取得ください。 なおに2件通知が届きます。

作業手順は以上となりますが... 全員にデータ取得を許可するのは抵抗ありますよね？ そんなときは、管理コンソールで一部のユーザーのみ許可することができます。 管理コンソール（admin.google.com）にログインをし、

セキュリティ＜データ＜Google データ エクスポート ＜ Google データ エクスポートへのユーザー アクセス のプルダウンをクリックします。 項目「管理者が個別に制御できないサービス」のプルダウンを展開し、 『全員には許可しない』にチェックを入れます。

その画面のまま、データをダウンロードさせても良い組織部門を左メニュー内から選択をし、 「データ エクスポートの権限」で『許可』にチェックを入れ「オーバーライド」で保存します

※ ”その画面のまま” でないと組織部門別の画面にならないので注意です！

▲参考：Google データをダウンロードする方法 https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=ja#zippy=

さて、ここで本当の「ご紹介が以上」となります！いかがだったでしょうか。

ユーザーを削除する場合は、カレンダーやドライブのみの譲渡となるので、

それ以外に渡したいデータがあれば、こちらを使用すると便利です！

ぜひご活用ください。

【Apps調査隊】2段階認証について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

今年の4月はバタバタ、ゴールデンウィークは出社しては休暇な暦であったため

正直ブログが間に合うか心配でした。何とかなってよかったです。

わたくしのゴールデンウィークは小旅行に行ってきました。

第3次産業の方々には頭が上がらない休日でもありました。

皆様はどのようなゴールデンウィークを過ごされましたでしょうか。

さて昨今、Google のセキュリティ意識が高まっておりますが

少々油断していると面倒事に陥ってしまっていると存じます。

そのような状況下にならないために今回は設定方法について解説していきます。

まず、2段階認証とは？ をご説明いたしますと、
ログイン時にパスワード入力の他に本人確認を行う手段です。

例えば、電話番号やメールアドレスに通知が届いたり、
指紋や顔で認証を行ったり...

これらの2段階認証は、必ずユーザーに実施してほしい時など

管理者側で設定するよう通知ができます。

手順：2段階認証プロセスを導入する - Google Workspace 管理者ヘルプ

上記に加えて、セキュリティキー（物理的な認証デバイス）や

2段階認証プロセス 兼 再設定用の電話番号・メールアドレスが設定できます。

通知であるため、設定を後回しにしてログインできますが

いつもと違う行動をすれば2段階認証が発動しますので注意です。

（普段とは違う端末でログインなど）

次にユーザー側で設定する2段階認証プロセスですが、

管理者側で設定できる2点に加えて、

認証システム、バックアップコードが設定できます。

バックアップコードはユーザー側で

2段階認証プロセスを有効化しないと生成ができません。

ついては、管理コンソールでも生成はできますが

ユーザー側での対応がまず必要です。

さて、いかがだったでしょうか。

パスワードを入れた後にもうひと手間は若干おっくうですが、

これらを設定することにより突然ログインができなくなった！という事態を

防ぐことができます。

ぜひ、導入のご検討ください！

【Apps調査隊】スプレッドシートの書式について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

昨年はあまり気にしていなかった花粉ですが、

今月に入ってからくしゃみする頻度が高くなりました。

ついに花粉デビューなのかと思ったのですが

一昨年も同じことを考えて昨年近所の耳鼻科とか探していたけれども

なぜか不調なく過ごせたので原因が別にありそうです。

それから、部屋にいる方がくしゃみを連発するので

きちんと調べたいところです（人生ｎ回目の決断）

今回ご紹介させていただくのは、スプレッドシートの書式についてです。

ユーザーの方々へ便利に使っていただきたいと

日々進化をしている Google の機能ですが、

進化スピードが早すぎて慣れない部分もあるかと存じます。

ご紹介させていただく2点は

機能をオフにする設定と、少し手間を省く機能です。

表形式でないデータに戻す

フォームと連携しているスプレッドシートは

自動表が作成されるようになりました。

▶ 参照

【Apps調査隊】Google フォームと連携しているスプレッドシートについて調査してみた！

こちら、フィルター機能が設定しなくても自動で付いてくる点で

便利な機能となっておりますが、

あまり使わないな...という時に通常のスプレッドシートに戻すことができます。

【手順】

①表のタイトル横にある ｖ をクリックします。

②「表形式でないデータに戻す」を選び、クリックします。

または、あの表を使いたいな...という場合は

対象範囲のセルを選択し、

メニュー内「表形式」より「テーブルに変換」をクリックすれば

あの表がセットされます。

スマートチップ

フォームでメールアドレスを収集していたり、

資料などでメンバー表記をするためにアドレスを入れたりする際に

アドレスのみではどなたか分かりかねるので

名前も併せて入力なんてこと、あると思います。

そんな時に便利なのが、スマートチップになります！

まず、列を選択します。

次にメニュー内「表示形式」から「スマートチップ」にカーソルを合わせます。

そのなかに『デフォルト』と『姓、名』、『メールアドレス』の3択が表示されます。

『デフォルト』は名前（名 姓）で表示されます。

『姓、名』はデフォルトとほぼ同じですが、カンマが間に入ります。

『メールアドレス』は文字通り、メールアドレスが表示されます。

【 注意 】

名前を入力してもスマートチップ機能は作動しないので、

メールアドレスを入力する、または半角「@」を入力しないと作動してくれません。

さて、慣れるのに時間がかかりそうな部分に着目して

少しややこしそうな箇所を取り上げました！

今回もお役に立てたのなら嬉しいです。

また次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Gemini for Google Workspace の機能について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

新年度が始まりました。

私は電車の遅延で新年度の朝礼に遅れてしまい、

寄り集まっている方々の後ろにさらっと入り

最初から居ましたという顔でなんとか乗り切りました。

（あとで朝礼の内容を周りの人に聞きました）

その新年度早々ジェネレーティブAI の Gemini が進化しました！

それに伴い弊社では Gemini 最新活用セミナーを催す運びとなりました。

4月11日（金）締切 です。お申込みをお待ちしております。

ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー

お申し込み　⇒　https://www.njc.co.jp/event/eve-det3541.html/

ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー ● ー

内容は日本事務器㈱ と Google が共催で Gemini の最新情報と

具体的な活用事例をご紹介します。

ビジネスをさらに加速させるヒントが満載ですので、ぜひご参加ください。

昨今 Gemini や Gemini for Google Workspace を推しておりますが、

そもそも Gemini for Google Workspace とは何か？というところがあると思います。

前身は追加オプションの Gemini Business と Gemini Enterprise です。

ついてはこちらを購入した場合にのみ利用可能な機能でした。

しかし、これら2つが標準搭載の Gemini に吸収され

追加オプションを購入されていないユーザーも

今回発表された機能が利用できるようになりました。

加えてライセンス購入価格が上がりました。

▲参考1

最先端の Google AI が Workspace Business プランと Workspace Enterprise プランで利用可能に

https://urls.njc.co.jp/EJ8tn

こちらをご利用いただくにあたり、注意いただきたいのは

ご契約内容によって利用できる機能があることです。

▲参考2

Google Workspace Business エディションの AI 機能と料金改定

https://support.google.com/a/answer/15400543?hl=ja

また、Gemini が発表されてから喚起していることですが

Gemini から不正確または不適切な情報が提案される場合があるため、

医療、法律、金融、またはその他の専門的な助言として利用しないでください。

秘密保持につきまして Google Workspace 利用規約が適用されます。

利用規約にあります「5.2 お客様データの保護」をご確認ください。

▲Google Workspace 利用規約

https://workspace.google.com/terms/premier_terms/

また、下記ヘルプ内項目「Gemini ではどのようにデータが保護されますか？」も併せてご確認ください。

▲Gemini for Google Workspace に関するよくある質問

https://support.google.com/a/answer/14130944#zippy=

さていかがだったでしょうか。

また新しい情報があり次第、ブログにしたためる所存でおります。

Gemini の進化するスピードが早すぎて私も混乱しておりますので

皆様とともに理解を深められたらと思い頑張ります。

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について また 調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

気温が上がったり下がったり、天気も晴天、雨天と

季節の変わり目を感じますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

春風を感じるこの頃なので、私は花見をそろそろ始めたいところです。

桜の花がぽつぽつと咲くように

Google Chat がまた新しい機能をぽつぽつと発表しましたので

リニューアルした箇所をご紹介して行こうと思います！

① アンケート作成 

Google チャットでも簡単なアンケートを作成することができるようになりました！

ダイレクト メッセージ、グループ メッセージまたはスペースにて、

メッセージ欄に「/poll」または「@poll」と入力し、

メニュー内から 緑色のアイコン をクリック後、Enter を押します。

そうしますと、質問や選択肢を入力する箇所などが表示されますので

カスタマイズしていきます！

なお、選択肢は 10個まで書き出せます。

こちらがアンケートが完成した図です！

②会話を移動 

特定の DM やスペースにカーソルを合わせると︙（三点リーダー）が現れます。

こちらをクリック後に「会話を移動」を選択します。

「新しいセクションに移動」をクリックすると、

”セッション” が新規作成されるので名前を設定します。

設定後 ✓（チェック）や Enter を押すと、

特定の DM やスペースが命名したセッションに移動します。

DM またはスペースにカーソルを合わせ ︙（三点リーダー）をクリックすると

「新しいセッションを作成」の項目が表示されます。

こちらはセッションのみ作成したい時に便利です！

セッションや特定の DM ・スペースは

ドラッグアンドドロップでも移動できます！

③チャットボード 

メッセージ画面右上にある「ボード」アイコンですが、

こちらはメッセージを掲示板の張り紙みたいに固定する機能です。

ただしスペース管理者側で、

スペース設定 > 権限 > スペースボードと詳細の変更　にて

ボードを更新できるユーザーを制限できます。

なお、固定したあとは下記のように履歴が残ります。

④会話の許可 

今までメッセージのやり取りをしていないユーザーから

メッセージを受け取った場合、承諾の有無が表示されるようになりました。

承諾していない相手からのチャットが入った場合、

ホームには表示されず、Google Chat 内「メッセージのリクエスト」から確認できます。

該当のユーザーをクリックすると、承諾の有無の選択が表示されます。

やり取りをして問題がないユーザーであれば「承諾」を

スパムややり取り不要のユーザーであれば「ブロック」をクリックします。

ブロックをした場合、

メッセージ送信者は受信者にメッセージを送信できなくなります。

ただし、ユーザー検索時に受信者・送信者ともに相手を検索した際、

メッセージを再度表示できます。

受信者はそこでブロック解除を行うこともできます。

さて、いかがだったでしょうか。

進化し続ける Google Chat ですが、うまく使いこなすため

ぜひ本記事を参考に活用いただければと存じます！

【Apps調査隊】削除ユーザーの Google アカウント取り扱いについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

3月が近づくにつれ気温が段々と春模様になったと思ったら

急に雪が振り始めて寒さが戻りましたね。

季節の変わり目は天候や気温が変化しやすいなんて言いますが、

衣替えが無に帰す対応すぎないかとどうしようもない文句を

空に向かって言ってしまいそうです。

さて、雪が降る天候ですが新年度が徐々に差し迫っておりますこの時期、

Google アカウントを削除したり追加したりの作業を行っているのではないでしょうか。

そこで今回は削除予定のユーザーアカウントに注目して

旧アカウントを新アカウントとして使用した場合のメリット・デメリットを発表していきます！

☆ Google アプリのデータ保持（メリット）　

まず「旧アカウントを新アカウントとして使用した」とは

既存アカウントに新しいユーザー名とメールアドレスを上書きした状態を指してます。

管理コンソール「ユーザーの更新」※1 にて、

ユーザー名やメールアドレスを変更した際に

該当ユーザーは新しいアドレスでアカウントにログインできるようになるのはもちろん、

以前のアドレスに関連付けられたメール、ファイル、データに引き続きアクセスできます。

※1　ユーザーのメールアドレスを変更する

項目「パターン 1: ユーザー名を変更する（アドレスの前半部分、@ の前のユーザー名）」参照

https://support.google.com/a/answer/9710299?sjid=14356197968600272603-NC#option1

加えて、権限も継続して新ユーザーが使用できます！

☆ Google アプリのデータ保持（デメリット）　

ただし、予備のメールアドレスに旧メールアドレスが登録されるため

新しいアドレス宛てのメールも、古い（エイリアス）アドレス宛てのメールも、

ユーザーの同じ受信トレイに届きます。

☆ ログイン方法（デメリット）　

旧ユーザーがログインしていた環境（Wi-Fi, 端末...）と

新ユーザーのログイン環境が異なっている場合、

認証コードが旧メールアドレスに通知がいくことがあります。

その時は特権管理者側で「ログイン時の本人確認を10分間無効にする」をし、

ログイン後に該当ユーザー側で Google アカウント にて

電話番号や再設定用のメールアドレスを登録してください。

いかがだったでしょうか。

人の異動が多い時期だからこそ、手間を省けるところは省いていきたいですよね！

ぜひ、こちらのメリット・デメリットをご活用ください！

【Apps調査隊】変数 × Gmail について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

季節の変わり目ですね。風がとても強く吹くものですから

髪の毛がヘッドバンギングした後みたくボサボサになります。

乾燥も相まってよけいボサボサヘアになり面倒くさいです。

早く気温や気候が安定してほしいところです。

皆様は Google スプレッドシートの変数はお使いになられたことがございますでしょうか。

※ Google スプレッドシートの「変数」機能は Business Standard 以上でご利用いただけます※

スマートチップが新機能として導入された際に一度ご紹介をさせていただきましたが、

今回はこちらを応用した機能を紹介していきます！

★過去の記事★【Apps調査隊】スマートチップについて調査してみた

https://www.njccloud.jp/2023/06/apps_19.html

変数と掛け合わせるのは、メールの下書き作成機能です！

（メールの下書き機能は Business Starter でも使用できます）

では早速、Google スプレッドシートを起動しメールの文面を作成していきます。

 作成方法（メール文面） 

メニューバー内「挿入」→「構成要素」→「メールの下書き」の順にクリックです。

文面がだいたい作成できましたら、

変数を入れたい箇所にカーソルを置きます。

（今回はオレンジ色の箇所に変数を入れていきます！）

 変数の導入 

メニューバー内「挿入」→「スマートチップ」→「変数」の順に

クリックをします。

「変数」をクリックすると「+ 新しい変数を挿入」が表示され

そちらもクリックするとカーソルを乗せた箇所に『変数１』が表示されます。

※名称変更可能です

始めに挿入した箇所以外にも同じ変数を入れたい場合は、

右のメニューバーから選択していきます。

右メニューバー内の該当変数にカーソルを合わせると、

ゴミ箱やペン、挿入が表示されます。

変数を入れたい文面にカーソルを置き、「挿入」ボタンをクリックすれば完了です！

 変数の値 導入 

変数を入れ終わりましたら、次は変数に値を入れていきます！

文章中にある変数をクリックすると、文字の入力バーに変わります。

そちらに文字を入力すれば、同じ変数にその文字が反映されます。

 メールの送信方法 

 宛先  の左にある M をクリックすると、自動でメール下書きタブが起動します。

あとは通常通り、宛先にメールアドレスを入力し送信を押せば完了です！

もし、タブを閉じてしまったり他のタブへ移動してしまったりしても

下書きタブはPC内画面に独立して残ります。

加えて、ログインをしているアカウントの Gmail「下書き」トレイに保存されます！

こちらのメールテンプレート、共有ドライブに保存をしていれば

メンバーどなたでもテンプレートを使用して送信することができますので

今回はこの担当者で送信なんてできちゃいます。

冒頭で申し上げたように

メールの下書き機能は Business Starter でも使用できますので

こちら単体でも、ぜひご活用ください！