【Apps調査隊】拡張機能について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

拡張機能はすでにお使いでしょうか。
Chromeのアドレスバーの右上のやつです。
今日はその拡張機能についてさくっと掘り下げて行きます。

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１）拡張機能とは

２）おすすめ拡張機能

３）管理者で拡張機能をブロックする

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１）拡張機能とは

Chromeブラウザの標準機能でない機能を付け足して、
自分だけの最強のChromeブラウザをカスタマイズできるものです。
たとえば英語のページを見る時、別タブのGoogle翻訳を使っているような場合
拡張機能を使えばクリックするだけでページを翻訳してくれます。

■追加方法

※シークレット モードまたはゲストとしてブラウジングしている場合は追加できません！！
１．Chromeウェブストアを開く
２．「Chromeに追加」で任意の拡張機能を追加

２）おすすめ拡張機能

■Google翻訳

いつもの翻訳！
クリックすると検索バーのようなものが出てきます。
単語や短い文章がわからないときはここで検索します。

全部わからないときは「このページを翻訳」で全文日本語に翻訳してくれる
頼れるツールです。

■Simple URL Copy

ページのタイトルとURLをいっぺんにコピーできる拡張機能。
メニューを選んでクリックすると、改行入れたりURLだけコピーできる
引用のときにはとっても重宝する機能です。

３）管理者で拡張機能をブロックする

非常に便利な拡張機能ですが、会社のポリシー的に勝手に入れられると困るという所も多くあると思います。
そんなときは、管理者の権限で拡張機能のインストールをブロックしましょう。
指名ブロックも全体のブロックもできますので、全ブロックまではしなくても
悪質な拡張機能を見つけてしまった時に活用してください。

■やり方

[ 管理コンソール ] > [ デバイス ] > [ Chrome 管理 ] > [ アプリと拡張機能 ]

> 右下の + アイコン

上から
URLで追加
Chrome アプリや拡張機能を ID で追加
Google Playから追加
Chromeウェブストアから追加

> 上記いずれかのやり方を選んでクリック し任意の拡張機能 を追加
（今回はIDを指定して追加するやり方です。）

> 本拡張機能のインストールポリシーで「ブロック」を選択する

※追加してからブロックしていくスタイルです。

ちなみに初めから出ているこの矢印のメニューは全体的な制限が掛けられます。

無限に作業時間を短縮できるので、忙しい人は５分だけ拡張機能の検索に
時間をとってみてください。はかどります。

以上、拡張機能についてご紹介しました。

【Apps調査隊】監査ログについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。
監査ログのご利用はされていますか？
よく使うのはメールを送ったはずなのに、相手が受信してなかったり
その逆に送ってもらったメールが届かない時かと思います。

今日は使いこなすと便利な監査ログの機能について紹介します。

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１．「レポート」機能について
２．メール監査ログ
３．カレンダーの編集ログの確認
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１．「レポート」機能について
潜在的なセキュリティ リスクの調査、ユーザーによる共同作業の状況の評価、
ログインしたユーザーと日時の確認、管理者による操作の分析などを行うことができます。
グラフや表から、ドメインレベルのデータだけでなく、ユーザーレベルの詳細データも確認できます。
（公式ヘルプ https://support.google.com/a/answer/6000239?hl=ja より抜粋）

誰がいつどういう操作を行ったかを追うことが可能なシステムです。
管理コンソールに入ると「レポート」というメニューがあるのでそれをクリックすると
入れます。

２．メール監査ログ
冒頭で紹介した使い方です。

■やり方
[管理コンソール]＞ [レポート] > [監査]（左端メニュー） >　メールログ検索

メールログ検索画面はこちら
ここで手がかりになる情報を入力（メールアドレスや件名など）し、
検索結果から該当メールを探します。

検索結果例

■使いどころ
送ってもらったメールが届かない
送ったメールが届いていない

上記で、Googleのサーバ側でブロックしていた場合は自分が起因ですが
もし何もログがない（または正常に送信されている）場合は、相手の環境に起因
すると考えられます。

■よくある原因（Googleにブロックされていた場合）
添付ファイルの形式でブロックされた。
（エラーコードで判別します。わからない場合はお問い合わせください。）

■それでも原因がわからない！
詳細の▼メニューを開いた状態のスクリーンショットを問い合わせ窓口に送付ください。

３．カレンダーの編集ログの確認

カレンダーの監査ログでは、誰がどの予定を立てたか、削除したかなどが確認できます。

■使いどころ
共有カレンダーを使っていて、勝手に「予定の開始時間」が変更されてしまった。
変更してしまった人を探せますので、直接連絡が取れます。

■やり方
予定の開始時間を変更したログの確認手順
1. [管理コンソール]＞ [レポート] > [監査] > [カレンダー] にアクセス
2. 表示された結果から、思い当たるログを特定します。

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質問の多い使い方と、意外と使わなさそうで使いそうな使い方について紹介しました。
アドバイザリサービスへの問い合わせをするときにもこの情報を添付いただけると
とてもスムーズに回答まで対応できますのでぜひご利用ください。

以上、監査ログについて紹介しました。

【Apps調査隊】スプレッドシートのフィルタについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

スプレッドシートで、フィルタをかけるときに色で絞り込みできるようになりました。
ついに我々の求めていた機能が実装されて嬉しいので、今日はフィルタについて紹介していきたいと思います。


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１）フィルタの使い方
２）フィルタの活用方法
３）感想
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１）フィルタの使い方

■フィルタとは

スプレッドシートのフィルタとは、ほしい数値だけを抽出する機能のことです。
条件を指定し、それに該当するセルを抽出しソート（並べ替え）してくれます。

■フィルタのかけ方

例）「推薦図書」のセルに○が入っている行を抽出する。

まずは絞り込みたい項目を選択します。

スプレッドシートの右上にある、漏斗のボタンがフィルタボタンです。

フィルタボタンを押すとしましまの▼ボタンが現れます。

しましま▼をクリックして「値でフィルタ」の○にチェックを入れます。

OKを押せば完成！

例２）タイトルを並べ替える

今回はZ→Aの順で並べ替えます。

並べ替えたい範囲をすべて選択して

フィルタボタンをクリック。

「Z→Aで並べ替え」をクリック。

並べ替え完了！！

※注意！
一列だけフィルタをかけてしまうと、他の列はそのままで選択した列だけ入れ替わります。

小技）フィルタを保存しておく。

上記のフィルタと同じ条件で絞り込みを使う方は、このフィルタを保存しておくと
ワンクリックで呼び出せて便利です。

右上フィルタボタン横のメニューから、「フィルタ表示として保存」をクリック。

名前の「フィルタ１」部分は変更できるので、好きな名前をつけられます。

次回以降、フィルタボタン横のメニューに今作った条件のフィルタがリストアップされます。
これをクリックだけで同じフィルタをかけられます。


■新機能「色でフィルタ」
待ちに待った機能が実装されました。
ドメインによっては2020年3月23日から段階的に展開されていくので
まだの方はもうしばらくお待ちください。

２）フィルタの活用方法

■活用例

・新規アカウント作成時
全員のメールアドレスを管理しているスプレッドシートに、新たに増やしたい
アカウントを書いて該当の行に色をつけます。
→つけた色でフィルタをかければ、一瞬でどのアカウントを増やしたいか分かります。

・Googleフォーム回答ならチェックリストに
Googleフォームで取ったアンケートの回答スプレッドシートから
ある項目で「はい」を選んだ人を絞り込み、連絡することも簡単です。

３）感想

まさにチェックリストでの利用をしています。
ある手続きの申請をもらい、更新だけの時と注文数を減らす・増やすの操作が
発生する時があるため　絞り込んだリストを使いまとめて操作できるようになりました。
また、処理完了と未処理が混在していて（処理済は色をつけていました）
色フィルタが使えるようになったため処理済をいちいち非表示にしなくてもいい……！
楽なのにミスも減る最強の機能です。


以上、スプレッドシートのフィルタについてご紹介しました。

【Apps調査隊】リモートワークに使えそうなG Suiteの機能について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江.zipです。

先月20日から急激にリモートワークが話題になりました。
自分の勤務先でいつ始まってもいいようにG Suiteのおさらいをしておきましょう。

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１）Hangouts Meetの使い方
２）Hangouts Meetの活用
３）Googleドライブもあるよ（おまけ）
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１）Hangouts Meet

概要はこちらの記事でご紹介した通りです。
今回はリモートワークでの活用方法として紹介いたします。

■用意するもの

・PC
・イヤホン
・マイク
・カメラ
なおお家のようすが写ってしまうので許されるなら最初からカメラをオフにしておくと
いいと思います。

■やり方〜主催編〜

なななんと、相手がG Suiteでなくても通話できちゃいます！！！！

①右上のこれをクリック

②アプリランチャーからMeetをクリック！

（主催は空白でいいですよ）

③カメラ、マイクの「許可」です！

オフは別のところでできるので許可してください。

④ユーザの追加or必要な情報をコピーをして

参加者を会議室に入れていきましょう。

「必要な情報をコピー」すると、このようなメッセージがコピーされます。

これを送れば、相手がG Suiteを使っていなくてもビデオ会議が可能です。

「ユーザを追加」

■参加後

左から、マイク、通話終了、カメラを操作できます。

クリックでマイク・カメラのオンオフを切り替えます。

画像ではカメラがオフになっています。

右下の「今すぐ表示」をクリックして自分のPC画面を相手に見てもらいましょう。

あなたの全画面→画面のすべて

ウィンドウ→見せたいウィンドウだけ指定して見てもらいます

２）Hangouts Meetの活用

■社内会議で使う

カレンダーから予定を登録する→「Hangouts Meetに参加」から会議室へ。

■議事録がとれる（限定機能！）

ビデオ会議の様子を録画できます。
あとから会議に参加していなかった人にも見てもらうことが可能です。
※G Suite Enterprise または G Suite Enterprise for Education

■最大参加人数は100人以上！

G Suite Basic・G Suite for Education　→ 100 人まで
G Suite Business →150 人まで

G Suite Enterprise・G Suite Enterprise for Education → 250 人まで！
全国一斉在宅勤務も夢じゃない。

■スマートフォンで参加できる

Hangouts Meetのアプリ版を使用すればスマートフォンからでも参加できます。
稼働させている機械のようすがおかしいが言葉で説明できない……そんなときに
スマートフォンのカメラを通して説明ができます。
見ている方もスクリーンショットをとり、編集すれば図で説明もできるので便利です。
※アプリ版のHangouts MeetとGoogleのアカウント（無償版OK）が必要です。

３）Googleドライブもあるよ

いままで何度もご紹介したように「ファイルを同時に開いて編集」できます。
同時に開けないとファイルを開いている人を探して声をかけなければいけませんが
その必要もないです。
さらに、今ほかの開いている人が誰かもわかるという。



昨今の疫病でGoogleさんがこのエンタープライズ限定機能を含めて
Hangouts Meetを無料公開してくれます！！
期間限定とはいえ、今使いたい機能なので是非ご活用していただけたらと思います。
サラリーマンが毎朝電車で圧縮されなくてもいい社会のために是非活用してください。
以上、リモートワークに使えそうなG Suiteの機能について紹介いたしました。

【Apps調査隊】ドライブファイルストリームについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

最近頂く問い合わせによく上がるドライブファイルストリームですが、
私はChromebook(対応してない！)ユーザのために縁がありません。
ブームに乗り遅れたな……と思ったので調べてみました。

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１．ドライブファイルストリームとは
２．メリットとデメリット
３．個人の感想
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１．ドライブファイルストリームとは
マイドライブと共有ドライブのファイルを「Googleドライブ」と同期できるシステムです。
自分はもちろん他の人が編集しても自動で更新されるので最新版のファイルにアクセス可能です。
ざっくり言うとGoogleドライブを「PC」とか「マイコンピュータ」のショートカットから使えるようなシステムです。
オフライン利用も可能で、オンラインになれば同期されます。


余談ですけれど、小川って英訳するとストリームなんですね。

ドライブの同期に関するよくある質問（管理者向け）
https://support.google.com/a/answer/7502016?hl=ja&ref_topic=7455083


２．メリットとデメリット

【メリット】
・ローカルにダウンロードされない
ディスクの空き容量が増え、ネットワーク帯域幅が解放される
・同期時間が短くなる
・個人の端末に保存される業務用データの量を最小限に抑える
出張中に壊れちゃった・失くしちゃった！という時やPCを新しくするとき
作業が比較的簡単にできます。

【デメリット】
・空き容量の罠
 ローカル→ドライブファイルストリームへファイルを移動させるとき
一瞬キャッシュとして同じファイルサイズの空きが必要になります。
ブラウザからアップロードすれば問題ありません。

・バックアップではない
あくまで皆が最新の原本のファイルにアクセスできる、というものです。
バックアップは別で取る必要があります。

３．個人の感想
個人的な感想ですが、ドライブファイルストリームの利点は
2000年代のPCを使ってきた人たちがクラウド利用する上でとっかかりやすくする
という点かと思います。
これまでは某窓のPCを使っていたので、親の顔より見たエクスプローラには安心感がありました。
Chromebookを渡されていなかったら使っていたと思います。

今でこそ私は慣れてしまったので「ブラウザ版でよくない？」と思いますが、
なんとなくPCは苦手……という人に見慣れないものを使ってもらうにはいいかもしれません。
とはいえ確実に使い勝手がいいのはブラウザ版（Googleドライブ）なので、
慣れてきたらこちらを使い始めてみてはいかがでしょうか。


以上、ドライブファイルストリームについてご紹介しました。

【Apps調査隊】SmartLockについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。
iOSでSmartLockが使えるようになりましたね。
今日はiOS版SmartLockの使い方の紹介と検証結果を書きます。

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１．SmartLockの使い方
２．検証「Chromebookのログイン」
３．個人の感想
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１．SmartLockの使い方

Q.そもそもSmartLockとは？
A.Googleのアカウントにログインするときに２段階認証できるアプリ。

設定はiPhoneでアプリをダウンロードして、案内に従うだけなのでとても簡単です。
簡単がすぎるので画像で説明していきます。

簡単すぎて書くことがなかったです！

２．検証「Chromebookのログイン」
風の噂でChromebookのログインに使えると聞いたので早速検証してみました。

設定＞Smart Lock for Chromebookから設定ができるとのことですけど


ないですね。項目が。

そしてBluetoothでお互いに検知してくれないです！
なんで！

もし「自分はこの設定できたよ」という方がおられましたらご連絡ください。


３．個人の感想
普通の使い方の２段階認証に使うにはちょっと読み込み時間が長いように思いました。
Authenticaterやショートメッセージの６桁を入力するのとそう変わらないと思います。
速さで言えばTitan Security Keyのほうが早いですね。

以上、SmartLockについてご紹介しました。