【Apps調査隊】事象が起きた際の管理コンソールでの確認方法について調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

9月から今月にかけて、ドライブに関して起きた事象や、メール関連のご質問がありましたので、ピックアップして今回は管理コンソールで確認する方法を下記にまとめてみました。

【その1】

ドライブでファイルを作成しようとした所、クリックが出来なかった。

（作成が新規作成が出来ない。）

1つ目につきましては、新規で共有ドライブの作成が制限されている設定になっていたのが原因で作成が出来なかったようでした。

では、設定を解除する管理コンソールでの操作をお伝え致します。

【手順】

1. 管理コンソールにログインします。

2. 「アプリ」＞ 「 Google Workspace 」 ＞ 「ドライブとドキュメント」＞「共有設定」＞ 「共有ドライブの作成」 ＞ 「 ”組織名”のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする」のチェックが入ってないかをご確認ください。

ここの画面で、「ドライブとドキュメント」の設定が出来ますので、

設定がオフ、またはオンになっているのかなと思った際は、管理コンソールをご確認ください。

【その2】

いつの間にか、共有されたファイルやスプレッドシートなどの編集が変わっていた、またファイルが消えていたと言った事が起こったことはありませんか？

そういった時に、確認する方法がありますので、お困りの時にお使いください。

※BusinessStarter（Basic）のエディションをご利用の方は、「監査ログ」対象外です。

【手順】

1. 管理コンソールにログインします。

2.「レポート」＞「監査」＞「ドライブ」の順に選択して頂きます。

3.「フィルタを追加」でファイルの検索をします。

上記の画像にもあります通り、「ドライブ」では、「アイテム名」でファイルの名前、「イベントの説明」で誰が閲覧、または編集したかなどを知ることが出来ます。

右に画面をスライドすると、「公開設定」が現在どの様になっているかも分かるので、設定を知りたい場合はこちらで確認して頂くと一目で確認することが出来ます。

また、「フィルタを追加」で検索かける際、キーワードを選択して調べると見つけやすくなります。

右上の歯車マークでは、調べる項目を追加して保存もできますので、

カスタマイズして自分だけの検索の文言など作ってみるのも良いと思います。

↓

また、この監査ログは、メールやチャット、カレンダーなどのアプリに関してもそれぞれ見ることが出来ますので、確認したいことがあった場合は、それぞれの監査ログを見てみてください。

【その3】

退職される方の、今までのメールのデータを移動させたい場合の手順をお伝え致します。

【手順1】

まず初めに、移行するための設定をします。

1.管理コンソール（特権管理者）にログインします。

2. 「ホーム」＞「データの移行」の順にアクセス致します。

3.「データの移行を設定」をクリックします。

4.「移行元」で「Google Workspace」を選択します。

5.「開始」をクリックします。

6.「その他の移行設定」画面で、「移行の開始日」を選択します。また、「移行オプション」でチェックを入れます。

7.「ユーザーを選択」をクリックします。

【手順2】

手順2では、「ユーザー1人分のメールを移行する」場合と、「複数ユーザーのメールを移行する」場合の2パターンの移行する方法があります。

＜ユーザー1人分のメールを移行する＞

1.「ユーザーを追加」をクリックします。

2.「移行元のメールアドレス」欄に、該当のユーザーが以前使用していたGoogle Workspaceメールアドレスを入力します。

3.「パスワード」欄に、そのユーザーが以前使用していたメールアカウントのパスワードを入力します。

4.「Google Workspace のメール」欄にユーザーの新しい Google Workspace メールアドレスの一部を入力し、ユーザー候補のリストからメールアドレスを選択します。

5.「開始」をクリックします。

（省略可）他のユーザーのメールを移行するには、これらの手順を繰り返してください。

＜複数ユーザーのメールを移行する＞

1.「CSV を使用して一括アップロード」をクリックします。

2.「ファイルを添付」をクリックして、以前のメールアドレスと新しい Google Workspace メールアドレスを含む移行用 CSV ファイルをアップロードします。

※「移行用 CSV ファイルをアップロード」の手順

https://support.google.com/a/answer/6244351#zippy=

3.「アップロードして移行を開始」をクリックします。

※移行の完了後に処理を終了させる際、「その他」＞「移行を終了」をクリックします。

同じような現象など起きた場合は、ぜひお試しください。

また、他にも管理コンソールでできる便利な情報などあれば、今後もお伝えしていきたいとます。

以上、管理コンソールでの設定方法や確認の方法をお知らせ致しました。

【Apps調査隊】Googleカレンダーの予約がいつの間にか消されてた件について調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

以前、カレンダーで予約していた会議室が勝手に辞退されてしまい、

その会議室に予定が入れなくなってしまったといった事象がございました。

なぜ、このようなことが起こってしまったのか、

事象の起きた原因とこのような事象が起きた場合の調べ方などをご紹介致します。

まずは、カレンダー ID 、予定 ID（eid = event ID）、「招待状の自動承諾」の3つを

それぞれ特定します。

【カレンダー ID】

1. Google カレンダー （https://calendar.google.com ）にアクセスします。

2. 画面左側の該当カレンダー名（予約の会議室など）にカーソルを合わせると

「︙」のマークが出るので、その後は「設定と共有」をクリックします。

3. 画面を下にスクロールすると「カレンダー ID」の表示があります。

※「カレンダー ID」の下の長い文字列

【予定 ID】

1. 専用のカレンダー URL 【https://www.google.com/calendar/render?gsessionid=OK&eventdeb=1 】にアクセスしてカレンダーを開くと、

ブラウザによってカレンダーが再読み込みされます。

2. 予定の詳細ページを表示する

3. 「︙」をクリックして「トラブルシューティング情報]」を選択します。

4. Event{eid= のあとから始まる文字列をコピーします。

【招待状の自動承諾】　

１．カレンダーの 画面左側の該当会議室名にカーソルを合わせ、先程と同じ手順で「︙」 から「設定と共有」の順にクリック

2. 画面を下にスクロールすると「招待状の自動承諾」の表示があります　

※「招待された日時が空いていれば自動承諾する」となっていることをご確認ください

次に、管理コンソールで検索して詳細を調べます。

【管理コンソールで履歴確認】

1.https://admin.google.comを開きます。

2.レポート＞監査ログ＞カレンダーの順で管理コンソールを開きます。

3.「フィルタを追加」＞「予定 ID」＞上記で取得した予定 ID を入力

4.とりけされた履歴を確認します。

※もしくはカレンダー ID で検索し、とりけされた内容をご確認ください。

検索されたのが上記画像のように表示されるので、会議室の予定はどのような状態でなっているのかこちらで確認ができます。

また、今回の現象としては、毎週予約をした先の期間に別の予定で時間が被っているものがあった為、

入っていた予定が取り消されてしまったとのことでした。

毎週予約のところにたまたま予約が被ってしまったため起こった現象でしたので、

次回の毎週予約されているところに予定が入らない限りは、弾かれるということはございません。

ご安心ください。

以上が、カレンダーの予約状況の検索の仕方になります。

【プチ情報】

最近気がついた機能が、数人の予定を作成した場合、予定のところからすぐChatに飛べるようになりました。

会議前、急用が入ってしまって急ぎの連絡を入れる場合など、ここからすぐ連絡できるので

急な変更等の時はChatが役立ちます。

また、Chatの隣のメールをクリックするとメールの作成画面が出ますので、ここで作成するとゲストにメールが送信されます。

メールを送る方の選択ができるので、グループの中の特定の方に送りたい場合はメールが良いかと思います。

次に、もう既にご存知の方もいらっしゃると思いますが、カレンダーで、時間の分析情報を利用できるようになりました。

画面左側の、グラフマークをクリックすると右側にグラフが表示されます。

↓

ここで、会議した時間の合計など知ることができます。

よく見ると、1対1の時の会議した時間や、大人数で会議した場合とで細かく見ることができるので一目で確認ができます。

また、カーソルを当てると、どこの会議のときの時間かも把握ができるようになりました。

日報を書いたりする時、ここですぐ見れるのでとても便利です。

ぜひ、お試しください。

【Apps調査隊】フォームについて調査せよ。

Apps調査隊の髙橋です。

先日、スプレッドシートとフォームが上手く紐付かないという現象が起こりました。

フォームの紐付けが出来なかったのはなぜだったのか、

実際に操作していきながら、注意点などを模索していきたいと思います。

また、あまりフォームなど使う機会がない私ですが、

便利だなと思ったものもご紹介したいと思います。

まずはじめにフォームとスプレッドシートを紐付けしていきます。

【操作手順】

まずはじめに、アプリの欄からフォームを開きます。

フォームの画面に飛ぶと、上に「新しいフォームを作成」とあるので用途に合わせて選択をします。

新規作成の画面に飛ぶと、下記画像のようになるのでここで入力してみます。

入力したら、上の回答をクリックするとスプレッドシートのマークが出てきます。

クリックしますと、「回答先の選択」とあり、新規スプレッドシートを選択します。

※今回は「検証1」とフォーム名を付けます。

スプレッドシートを見ますと、これで紐付けが完了しておりますので、

試しにこのスプレッドシートの上にある「フォーム」から「実際のフォームを開く」をクリックします。

↓

そうしますと、先程の作ったフォームが開かれ表示されます。

これで、フォームとスプレッドシートの紐付けが完了です。

【なぜ紐付けされなかったのでしょうか】

では同じ内容のフォームを編集して作成する際、何に気をつければ良いか確認していきたいと思います。

紐付けの上手く行かなかった現象としては、既存のスプレッドシートに元々ペアになっていたフォームが紐付いたままだったことが関係しているのではと思います。

【このようなことが起こらないようにするには】

もし、同じ内容のフォームを新たにスプレッドシートに紐付ける場合は、

元のフォームをコピー（※コピーすると「〇〇のコピー」というように表示されるので目安に）して既存のスプレッドシートではなく、新しいスプレッドシートを選択して、完了致します。

↓

↓

※新しいスプレッドシートには「検証2」と入れます。

また、もし同じスプレッドシート内に新しいフォーム（※ここでは「検証２」）を入れる場合は

フォームから︙の中の「回答先を選択」をクリックして、「既存のスプレッドシート」をクリックします。

選択した、スプレットシートを開きますと画像のようにタブが追加されます。

また、「検証2」に紐づけていた検証2のスプレットシートは、

「検証1」のスプレットシートに移ったので紐付けが解除されます。

※紐付けが解除されるとフォームのアイコンが消えます。

基本、1フォームに1スプレットシートで紐付けと考えて、

フォームを新規作成したら新しいスプレットシートに都度紐付けをするのが

一番良い解決方法ではないかと思います。

【結果】

フォームをコピーするときの注意点は、コピーして新たに作成した時まっさらな新しいスプレッドシートに紐付けするように心がけてみてください。

これだけで、紐付けがうまく行かないということがなくなるのではないかと思います。

【プチ情報】 

フォームの作成の中で、上記の画像から操作ができるようになっています。

上のマークから説明致します。

上のマークは新しいタブの追加ができます。

２つ目はフォームをインポートできます。

↓

インポートをすると、フォームの右側にどれをインポートするか選択欄が出るので

インポートしたいものをチェックしてください。

上から３つ目は、「タイトルと説明」を追加できます。

４つ目は「画像の挿入」ができます。

５つ目は、「動画の選択」ができます。

クリックしますと、ここでキーワードを入れて、追加ができます。

最後、６つ目は「セクションの追加」ができます。

新しく違う見出しを作って題名を新たに追加できます。

フォームの歯車マークから「テスト」をクリックして「テストにする」を選択すると

テスト形式にフォームを作成できます。

テストの機能もとても便利ですので、ぜひお試しください。

これらが、主な作成するにあたる機能です。

また、8月上旬に発表された機能ですが、記入途中の回答が自動で保存されるようになりました。

これで、途中でも消えて初めからになったり、保存のし忘れなど起こらないので安心ですね。

以上、フォームについてのご紹介でした。

【Apps調査隊】管理コンソールのあれこれについて調査せよ。

 Apps調査隊の髙橋です。

あっという間に9月に入りましたね。

涼しくなってきたと最近感じています。

さて今回は、管理コンソールで事象が起こった際の確認方法などを

ご紹介致します。

主に、作業などしていて起こりうるのがメールが届かないなどといった

メール関連のケースが多いです。

では、実際にメールが届いてないとなったときの、メールの確認方法に移ります。

【メールログ検索について】

１．管理コンソールを開きます。

２．管理コンソールの「レポート」を選択して頂きます。

３．「レポート」に飛ぶと「監査」から「メールログ検索」とありますのでアクセスします。

４．「日時：」のところで横のプルダウンから選んで頂きます。

その事象の起きた日にちを「範囲を指定」で選択します。

また、30日経ってしまっている場合は、「受信者」と「メッセージID」を入力します。

「メッセージID（メッセージヘッダー）」の取得の仕方は、事象の起きたメールの︙をクリックして「メッセージのソースを表示」を選択します。

↓

５．「範囲を指定」しましたら、事象が起きたメールの

送信者と受信者を記入して、「検索」クリックします。

６．検索結果が表示されましたら、件名をクリックをすると「メッセージの詳細」が開けます。

ここで、メールがきちんと送受信されているか、確認ができます。

※検索結果の上限は、メール 1,000 件になります。

以上が、メールログ検索の方法になります。

【レポートについてプチ情報】

レポートをクリックしますと、「重要ポイント」という画面に飛ぶのですが、こちらの画面についてご紹介致します。

この画面は、ユーザーの情報などが書かれています。

よく確認すると思われるところは、「他のアカウントのステータス」

「使用中の保存容量」が主かと思います。

１．「他のアカウントのステータス」

このパネルには組織内のユーザー アカウントの全体的なステータスが表示され、アクティブ、停止中、アーカイブ済み、ブロック中のアカウントの割合が表示されます。

２．「使用中の保存容量」

このパネルでは、組織で利用可能な保存容量を確認できます。

今、組織全体ではどれくらい使っているのかなどは、ここで確認します。

３．「他のアプリでのユーザー アクティビティ」

このパネルでは、ドメインのユーザーによる Google Workspace コアサービスの利用状況を確認できます。

Gmail、ドライブ、Meet、ハングアウト、カレンダー、Classroomの週に 1 回以上ログインして操作など行ったユーザーの数がグラフに表示されます。

４．「外部と共有したファイルの数」

詳細を表示をクリックしますと、「アプリレポート」の「ドライブ」に飛びます。

このパネルでは、組織内外へのデータ漏洩リスクを確認できます。

【外部との共有数 】

選択した期間中に、ドメイン内のユーザーが外部と共有したファイルの数です。

１．公開 ：一般公開されているファイルの数

２．リンクを知っている全員 ：リンクを知っている全員が閲覧できるファイルの数

３．ドメイン外部 ：ドメイン外の個人またはグループと明示的に共有されているファイルの数

 

【内部での共有数 】

選択した期間中に、ドメイン内のユーザーが共有したファイル、

または非公開にしたファイルの数です。

１．ドメイン内の全員との共有数 ：ドメイン内の全員と共有されたファイルの数

２．ドメイン内のリンクを知っている全員との共有数 ：ドメイン内のリンクを知っている全員と共有されたファイルの数

３．ドメイン内での共有数 ：ドメイン内のユーザーまたはグループと明示的に共有されたファイルの数

４．非公開の共有数 ：誰とも共有されていないファイルの数

以上がレポートについての主な紹介でした。

ぜひ、参考にして御覧ください。