Google Workspace 調査隊活動レポート

2023年3月20日

【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第2弾

Apps調査隊の小金澤です。

今回は
Google カレンダーの予約機能　第2弾（Business Starter 以外ご利用者様）を
紹介していきますっ

まず、予約を作成していきましょう！
Google カレンダーを開き、左上にあります「＋作成」をクリックします。
そうしますと、下に『予約スケジュール』が表示されますので
そちらをクリック

一番下にあるこちらですね。

次にタイトル、一コマ分の時間（分）、実施日を入力します
「この日は休業」と設定する場合は左にあります、マークをクリック

あとは予約期間（開始日〜終了日）を入力するのですが・・・
ここからは『予約スケジュール』にしかない機能です！

複数ありますが作成順に説明していきます

まず ”予約の開始日” ！

こちらは事前予約の機能になります。

本日は3月22日ですので、17日から予約ができるよう60日からできるよう設定しておきましょう。
（決して何日前かを計算するのが面倒くさいというわけではないです）
試しに予約をしてみるとまぁ当然の結果です。予約できます。

では、7日前からに変更してみますと

予約ができないようになっております！事前通知が便利になる予感です☆
その下の ”予約受付終了時間” は受付できるタイムリミットとなっております。

"臨時の予約枠の時間”については、例外対応日を入れられるような仕様です。
日付＋Ø をクリックは臨時休業、日付＋ ⊕ は臨時対応となります。

”予約済みの予約枠の設定” については、
アイドルタイムが設定できる仕様となっております。
余裕って大切ですよね（遠い目）

「次へ」を押して、さらに細かい設定をしていきます！

こちらの ”予約フォーム” では、予約者が申し込みをする際に
記入しなければならない項目です。
『＋質問の追加』で項目を追加することができます

「保存」を押していただき、予約スケジュールの完成です

いい機能がたくさんある分、説明が長くなってしまいました
ただ、受理側と申請側の双方にとっても便利な機能ですよね！

最後に、申請者が予約をするためには

➜ 「共有」からリンクを取得して相手に渡す

➜ 予約カレンダーの URL を相手に渡す

➜ Google カレンダーから作成者を検索し、そちらから予約

3パターンで予約を取ることができます。

ただし Google アカウントを持っていないとできないです！注意！！

さて、以上となりますがいかがだったでしょうか。
桜の開花宣言が発表され春がもうすぐ
と言いますが片足突っ込んでいる時期になりましたね。

今回ご紹介した機能を導入されていらっしゃらない方がおりましたら、
春の風の後押しを受けやってみるのも一興かもしれませんね。

2023年3月7日

【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」ついて調査してみた

App調査隊の小金澤です。

今回は Google カレンダーの「予約」について調査してみました！
実はこのツール、奥が深くブログ1回分ではまとめきれなかったため、
3本立てでご紹介をしていきますっ

ちなみに私は予約をするなら電話よりネット派です。
「忙しい時にかけてしまったらどうしよう」と気になってしまうのと
だいたい夜中に「予約するの忘れてたぁぁぁぁ・・・」となってしまうからです。
皆様はどちら派ですか？

さて、本題の「予約」機能についてですが

今回のブログは ” Google Workspace Business Starter ”をご利用の方が対象となります。

※ Business Standard, Business Plus 等々（Business Starter ご利用外）の方は

次のブログで紹介していきますので、乞うご期待ください ⁽⁽（_ _　）

さっそく予約機能についてご紹介していきます！

まず予約枠を作成していきましょう

Google カレンダーを開き、左上にあります「＋作成」をクリックします。

そうしますと下に「予約枠」が表示されますので、そちらをクリック。

一番下にありますね。

次に、タイトル・実施日時・1枠分の単位（分）を入力します。

ここで注意です！！

同じ時間帯で何日も実施する場合は「保存」横の

「その他オプション」を選択し、

「繰り返さない」をカスタマイズしましょう。

そして完成形がこちらになります　⇓⇓⇓

「カスタム」で終了日を設定することができますので、

この日付のどこかで予約して！　という自分の思いが一目で伝わります

では、予約をしたい方が枠をとるにはどうしたらよいか

2つ紹介していきます

1つ目は、枠を設置した人のカレンダーを見に行く方法！

枠をとりたい太郎さん

まず、太郎さんがすべきなのは Google カレンダーを開くことです。

開きましたら、左横の検索欄「ユーザーを検索」に枠を設定した花子さんを検索します。

はい、出てきました！花子さんの予定が！

※赤色の丸が付いているものが花子さんです

では希望の日程にある予定「面談」をクリックします

その次に、『このカレンダーの予約ページに移動』をクリックします。

そうしますと・・・

な　な　なんと、枠が現れたじゃありませんか！！！

さぁ次は希望日程を選択していきましょう！

枠をクリックしますと、『予約する』が出現します。

「保存」を押し、Google カレンダーに戻って確認すると

入ってました、29日。

ちょっと見づらいですが、花子さん（赤色）の方にも

太郎さんがとった枠が反映されていますね

2つ目の枠をとる方法ですが、こちらはリンクを送る（渡す）方法となります。

先ほどの枠がいっぱい表示される予約ページのリンクを取得したり、

予定作成後、「その他の操作」から「予定を公開」からリンクを取得したりと

数人の場合は送りやすい手法です。

あとは、外部の方に向けて予約を行いたい場合に、

サイトやメールに予約ページのリンクをお渡しすると予約できます。

ただし、相手もGoogle ライセンスを持っていないとできないものなので

ご注意下さい！

いかがだったでしょうか。

ブログを執筆するにあたり、Google カレンダーのことを調べたのですが

（お恥ずかしながら）このような機能があるなんて知らなかったでので驚きました。

もし私のように、この機能はじめて知った！なんていう方がいらっしゃいましたら

ぜひ社内で知ってるアピールをかましましょう

次回、 Google Workspace Business Starter 以外をお使いの方への予約機能をご紹介します！

お楽しみに

2023年2月21日

【Apps調査隊】メール画面からカレンダー登録ができる?!検索機能について調査してみた

Apps調査隊の小金澤です。

私はこの間、レゴ®シリアスプレイのサポート要員として大阪へ行って参りました！

一度東京某所で参加者として体験したのですが、

もともと裁縫やらリメイクやら作ることが好きなので楽しかったです。

ただ、普段は自己満足で創作しているので

作ったものを言葉で表現！というのは難しかったです。

レゴ®シリアスプレイ® の様子

「レゴ®シリアスプレイ」について気になった方は、

こちらのリンクをご覧ください↓↓↓

レゴ®シリアスプレイ®とはなにか

さて、今回ご紹介するのはメール・カレンダーの機能についてです。

出張や打ち合わせの日程の連絡（メール）が来たときに

Google アプリからカレンダーを開いて登録・・・　なんて面倒くさいですよね。

そんな手間を解消するため、メール画面からカレンダーへ素早く登録する方法をご紹介します。

本日は太郎さんが、社内会議の連絡を花子さんから頂きました。

太郎さんの返答は・・・

『2月24日（金）』が都合がいいそうです。

では早速、Google カレンダーへ予定を入れていきましょう！

まず、画面右側にありますバーをご覧ください。

一番上にカレンダーアイコンが鎮座していますね。

その様子はまるで PC 横のエナジードリンクのような頼もしさを感じます。

次にこちらのカレンダーアイコンをクリックします。

するとカレンダーが展開されます。

日付の横にあります ▼ （プルダウン）をクリックし、該当の日付を選択します。

そして指定時間帯をクリックすると・・・

なんということでしょう。

メールの件名がそのままタイトルになったではありませんか。

匠もびっくりです。

あとは普段ご使用になられているように

ゲスト、説明、アラーム等々を入力し保存したら完成です。

ちなみに、こんな細くて小さい文字見てられるかぁ！という方には

拡大マークがありますのでぜひそちらをご利用下さい。

Google カレンダーアプリへひとっ飛びです。

さて、今回の調査結果はいかがでしょうか。

個人的には業務上、日付指定の案件がわんさか来るため重宝しております。

ぜひ皆様も業務時間を短縮し、エナジードリンクを優雅に堪能しましょう。

以上、メール画面からカレンダー登録ができる?!検索機能について調査してみた

でした。

2023年2月7日

【Apps調査隊】Google Chat の検索機能について調査してみた

新Apps調査隊の小金澤です。

今回はGoogle Chat の検索機能についてご紹介していきます。

突然ですがGoogle Chat をお使いの皆様方、普段利用されていて何か気が付きませんでしたか。

そうです。こちらの検索チップです。
こちらは新しく実装された機能なのですが、

どなたとの会話で

どのスペースで発言し

いつ頃にやり取りをした内容か　　

検索バーに単語を入力あとに抽出することができます。

試しにこがねざわさんとのやり取りの中でGoogle ドキュメントを送った履歴がありましたので、そちらを抽出する作業をやってみましょう。

まず「ファイルあり」を選択し、目的のファイルを探すため「ドキュメント」をクリックします。

検索中。。。

ヒットしました！

目的のものが見つかりひと安心ですね。

次にこちらです。

こちらのやり取りについて過去に対応がないか、先程の検索を使って調べてみましょう。

まず、検索欄に「アカウント」「複数」と入力。

Chat には先程のやり取りのみですね。

メールはいかがでしょうか。
「メッセージ」の左隣にある「メール」を選択し確認してみます。

ありました！

念のためメールを選択し内容を確認してみます。

太郎さんから問い合わせ頂いた内容と同様のものが確認できました。

回答を頂いていることが確認できたので、そちらの内容を太郎さんへ返信をします。

無事解決できました。
これでもう同じ轍を踏むことはないでしょう。

今回、やり取りやチャットをしている方が少ないのもあってあっさりと見つけられましたが、何人、何日もやり取りをしていた場合、履歴をイチから調べて資料や日程を見つけるなんて目薬必須の作業ですよね。

そんな時にぜひ、ご自身の目のためにもGoogle Chat の検索機能を使用してみてはいかがでしょうか。