【Apps調査隊】ToDo リストについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

この間スーパーへ買い物に行った際、
スマートフォンを家に置いてきてしまったことを到着してから気が付きました。

常に持ち歩かなきゃ行けない状態でもなかったため問題はなかったのですが

端末内に買い物リストをメモしているため、

帰宅してから確認するとガッツリ買い忘れがありました。

家を出るときソワソワしたら戸締まり以外に

持ち物も見直すようにしたいです。

さて、今回ご紹介するのは ToDo リストについてです。

あらかじめ特権管理者権限で設定をオンにして使用する必要はありますが

そちらも含めて使用やカレンダーとの違いについてご紹介していこうと思います！

まず、設定をオンにするところになりますが

特権管理者アカウントで管理コンソール（https://admin.google.com/）にログインをします。

項目「アプリ」内『Google Workspace』を選択します。

次に「ToDo リスト」を選択し、サービスのステータスをオンにします。

※ユーザーを限定したい場合は、サービスのステータスを展開した画面にて

　組織部門を選択してください。

さて、使い方についてですが大まかに4つあります。

1. タスクをリストアップする

2. タスクを仕分ける

3. タスクを完了する

4. 期限と所要時間を決める

リストアップやタスクの仕分けとしては

左メニューバーにあります「リスト」を活用することによって

グループ化ができます。

　

「タスクを追加する」ことによってチェックボックスを作成できます。

加えて、サブタスク（タスクに付随するもの）を構築したいときは

三点リーダ（タスクのオプション）から選択できます。

なお、タスク・サブタスクは他リストへ移動可です。

タスクが完了すれば ◯ 内をクリックし、「完了」に格納ます。

完了を取り消したい場合は、チェックマークをクリックすると

未完了のところへ戻ります。

 

 

↓

 

最後に、期限と所要時間についてですが

カレンダーとはまた違った方法で使用できます。

カレンダーで予定としてタスクを登録した場合、

次の日になると完了したか不明瞭な状態で残ってしまいます。

しかし ToDo リストの場合は、完了していないものに限り

上記のように次の日まで持ち越されます。

また、完了した場合は取り消し線付きで

設定した日時のところに表示されます。

なお、完了を表示させたくない場合は

歯車マーク横のプルダウンにて非表示にできます。

さて、いかがだったでしょうか。

年度末にかけて業務量が増えてくるこんにちと存じます。

ぜひ、タスク管理のひとつとして導入してみてはいかがでしょうか。

【Apps調査隊】スプレッドシートの閲覧・機能制限について調査してみた！

少し遅れた挨拶となりますが、新年 明けましておめでとうございます。

Apps調査隊の小金澤です。

今年もどうぞ Apps調査隊 をよろしくお願いいたします。

今年は新年早々大きなできごとが立て続けに起こり

特に能登半島地震については被害に遭われた方々へ心よりお見舞い申し上げます。

一日でも早く日常が戻ることを願っております。

さて、今年最初のブログテーマは

スプレッドシートの閲覧・機能制限についてです。

例えば、こちらのアンケート結果。

次ページには結果をもとに作成したグラフがあります。

グラフを閲覧用に作成したスプレッドシートにコピーし貼り付けても十分ですが、

手間がかかると思いませんか？

そこで登場するのは「閲覧制限」です！

まず、非表示にしたいシートを選択します。

次に右クリックまたは名前横の▼（プルダウン）を押し、

「シートを非表示」を選択します。

消えます。

非表示を解除したい場合は、

上部のメニューバー「表示」＞「非表示のシート」＞「〈シート名〉を表示」の順で

選択をしていきます。

さて、ここからが「閲覧制限」になります！

相手と共有する際に、権限を決定しますよね。

そこで「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」の権限を与えられた人は

非表示のシートを見ることができなくなります！

次に、機能制限です。

閲覧者へ下記3点の機能を制限させることができます。

①　コピー

②　ダウンロード

③　印刷

先ほど追加・共有した画面で説明をしていきます

まず、右上の歯車マークをクリックします。

そうしましたら、チェックボックス

「編集者は権限を変更して共有できます」と

「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」

が表示されます。

下のチェックを外したあと、もとの画面に戻り「共有」をクリックします。

そして「完了」を押して終了となります。

【編集者の権限が与えられた人・設定をしていない場合】

【閲覧者・閲覧者（コメント可）の権限が与えられた人】

なお、こちらの機能はスプレッドシート以外に

ドキュメントやプレゼンテーションでも使用が可能です！

さて、いかがだったでしょうか。

共有したいけど 編集を勝手にされたくはない、という時に

とても力を発揮する機能ではないでしょうか。

ぜひ、こちらの機能使ってみてください！

【Apps調査隊】まとめ！2023年にご紹介した記事について

Apps調査隊の小金澤です。

1月やその付近になると占いや運勢について触れることが多いのですが、

今年は迷いの年と宣告されていました。

振り返れば、自分の中にデータがないのにどちらか選ばなきゃいけないの?!

という状況が昨年以上あり、凄く苦悩した記憶です。

来年はそのときに蓄積したデータを活用し縦横無尽に駆け抜けたいものです。

さて、今回はタイトルにもありますように

2023年にご紹介した記事について振り返る回でございます。

去年の末ぐらいから執筆をさせていただきましたが、

その中で注目を浴びた3つの記事をピックアップいたします。

【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第2弾

こちらは Business Starter 以外ご利用者様向けの記事になります。

初回の「【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた」は

Business Starter が対象なので、ご契約されているお客様が多い分、

閲覧数が多いと予想していたのですが、以外にも 第2弾 であり三度、見返しました。

記事の内容は 予約スケジュールを作成できる機能のご紹介です。

日程や受付時間（開始日・終了日）、予約枠などなど

お好みにカスタマイズができます！

Business Starter の方については、

予約不可の日、準備時間（アイドルタイム）、1日あたりの予約件数の上限が設定できない

ということがありますので、使用する際は注意が必要です。

【Business Starter 以外】

【Business Starter 】

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https://www.njccloud.jp/2023/03/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！　第2弾

こちらも 1 と2 に分けてご紹介したのですが、第2弾の方が閲覧数が多かったです。

第1弾 はパンチが弱くなってしまうのでしょうか？

こちらでご紹介した内容は以下4点です。

★　承認済み／保留中

☆　ラベリング

★　共同トレイ

☆　ファイルを添付できるユーザー

これらは、該当グループの［グループ設定］内にてカスタマイズできる機能であり

Google カレンダーの「予約」とは違い、

Google Workspace をご利用のすべてのお客様が使用できるものとなっております。

ちなみに 第1弾 と 第2弾 で紹介していないワザですが、

代表メール（個人アドレス）に届いたメールを複数人に転送させたいという時

Gmail 画面の右上「歯車マーク」から『メール転送と POP/IMAP』を選択し

「転送先アドレスを追加」にグループアドレスを登録すれば

グループに属している方々へメールが届きます！

下記ブログでも転送設定についてご説明しておりますので、

よろしければご参考ください！

 →【Apps調査隊】意外と忘れてる？Gmailの機能について調査せよ。

「承認済み／保留中」ではグループオーナーにのみ

メールが届いたことがわかりますが、

他のメンバーは Google グループへ見に行かないと確認ができません。

ですので、フィルタを作成では作業が追いつかないという時に活用すると

便利かもしれませんね！

𓏵 𓏵 　ブログリンク　𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 

https://www.njccloud.jp/2023/09/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google bard について調査してみた！

最後に ジェネレーティブAI（学習したデータを元にデータや情報を生成する技術）を

活用した Google bard（bard.google.com）についてですが、

2022年冬頃に ChatGTP が大々的に取り上げられ

Google でも Google bard を発表するという流れに盛り上がった記憶です。

質問したことに 9割方 返答をしてくれるため、

ついつい疑わず納得してしまうのですが

試験運用中のサービスであるので回答内容が不正確・不適切な場合があります。

今後も Google bard からの回答を吟味したいところです。

𓏵 𓏵 　ブログリンク　𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 

https://www.njccloud.jp/2023/07/appsgoogle-bard.html

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さて、いかがだったでしょうか。

この1年さまざまな記事を発信させていただきましたが

皆様のお力になれましたでしょうか？

来年も発信して参りますので、引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

【Apps調査隊】2024年サードパーティ アプリ Google のログイン方法改変について

 Apps調査隊の小金澤です。

急に寒くなったと思ったらもう 12月、というのが受け入れられません。

それからブログを書き始めてから 1年が経過しようとしていることについても

驚きと感慨深さが入り混じっております。

今年もあと 3週間ほどですので、

やることリストを消化していく所存です。

さて、10月に Google から

2024 年 9 月 30 日以降、パスワードのみを使用して Google アカウント

および Google Sync にアクセスするサードパーティアプリのサポートを

終了すると発表がありました。

▼発表があった Google Workspace Updates ブログ

https://workspaceupdates-ja.googleblog.com/2023/10/2024-9-30-google-google-sync.html

今回は こちらのサードパーティアプリやら 新しいログイン方法やらの内容を

解説していきたいと思います。

まず、サードパーティ（Third Party）は「第三者」を意味します。

つまり、正規ではない類似したものを指します。

ーーーー　そのほか　ーーーーーーーーーーーーーーーー

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

そのサードパーティアプリ（またはデバイス）ですが

2024年09月30日以降、POPを含め IMAP、SMTP等で

ユーザー名とパスワードを設定し、利用しているアプリは使用できなくなります。

 

なお、ウェブブラウザ上や Google 公式アプリから

直接ログインされている場合は問題ございません。

【イメージ図】

矢印の箇所からログイン

このような対応が取られる理由として、

基本認証を使用するとアカウントが脆弱になり不正使用される可能性が高まるためです。

そこで推奨されている方法としては 2点あります。

①　アプリパスワードをご利用いただくこと

②　OAuth 認証に対応しているアプリケーションへの切り替え

① のアプリパスワードは、

安全性の低いアプリ（LSA；Less Secure App）や

デバイスに Google アカウントへのアクセスを許可する 16 桁のパスコードです。

参照：項目「アプリ パスワードを作成、使用する」
https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=ja

② の OAuth  (オー オース) とは

ユーザーの認証情報を共有することなく、

ユーザーに代わって他のアプリケーションが

リソースにアクセスできるようにするための仕組みです。

2024 年 9月までに対応しなくては、というものでしたが

同年 6 月 15 日 にはもう安全性の低いアプリ（LSA）の設定が削除され、

設定の変更ができなくなりますので、

その月までに対応した方がよろしいかと思います。

それまでバタバタした時期と思われますので

変更対応は大変だと思いますが、何卒よろしくお願いします！

【Apps調査隊】スコアカードとスライサーについて調査してみた！〜 スライサー編 〜

 Apps調査隊の小金澤です。

最近 16タイプ性格診断テストなどの性格診断が流行っているらしく

また SNS で見かけることが増えました。

社内でも自身を動物に例えてくれる性格診断テストをやったのですが、

分類にユニコーンがあったのことは未だに納得できていないです。

さて、今回のスライサー編でございますが

スライサーにあまり触れてこなかった方々へご案内しますと

フィルタ表示と同様、スプレッドシート上ででデータの絞り込みができる機能です。

フィルタとの違いは、より広範囲で表示を変えることができます！

以下手順で設定をしていきます。

①　メニューバー内「データ」を展開し、「スライサーを追加」を選択します。

②　範囲の選択が展開され、抽出したい表を選択します。

③　シート右側にスライサーの詳細設定が表示されます。

　　「データ範囲」下にピックアップする列を選択します。

↓

↓

④　スライサーに視点を戻しまして、

　　「すべて ▼」をピックアップしたいものに変更すると数字が変わります！

　　範囲指定を同じシートにした棒グラフも連動します

【すべて】

【”参” （1/3）を指定】

これで、プレゼンテーションで色々なタブを開く必要性はなくなるうえ

注目してほしい箇所が 1 点のため

聴衆者がどこを見ていいの？！と なることは ありません！

いかがだったでしょうか。

今回のやり方の他に、ピボットテーブルとかけ合わせることや

（グラフのみの場合）複数選択して比較表を作成できたりと使い方によって幅が広がります。

ぜひ皆様もご活用ください！

【Apps調査隊】スコアカードとスライサーについて調査してみた！〜 スコアカード編 〜

 Apps調査隊の小金澤です。

最近、実家においてある私物を整理したのですが

講義内で使用していたテキストの貸借対照表のページだけ

やけに書き込みが少なかったです。

調べてもあまり理解できなかったのでしょうね。

今も理解できているか怪しいです。

ただ、そういったものに必要な Google スプレッドシート について

様々な機能があることを知る機会が ありましたので

ネタ探しも含めてヘルプ記事を見ていたのですが

衝撃的なものがありました。

それがこちらです。

見た瞬間「超かっこいい！」と感動したのでぜひ皆様にも共有したいと

ブログにしたためた次第です。

ヘルプ記事（https://support.google.com/docs/answer/9245556）

▶スライサーを使用してグラフと表をフィルタする

　項目[スライサーの例]

ただ思いの外、紹介が長くなってしまったので

〜 スコアカード編 〜 と 〜 スライサー編 〜 の２つに分けてご紹介していきます。

*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。*・。

まず、元となる表を用意します。

” スコアカード ” は集計表をわかりやすくするグラフなので

そういったものの方がいいです。

次にスコアカードを作成していくのですが、

次のページに作成することをオススメします。

理由は後ほど

メニューバー「挿入」＞「グラフ」を選択するとグラフエディタが現れます。

その内の「グラフの種類」から『スコアカード　グラフ』を選択します。

項目「データ範囲」にある、四分割されている四角をクリックし

範囲を選択していきます。

範囲入力は2パターンありまして

①　クリック

参照するシートに移動し、範囲を選択していきます。

②　候補

「別の範囲を追加」の下に自動で候補が表示されます。

該当があればそちらから選択します。

「OK」をクリックすると、スコアカードが生成されます。

ヘルプ記事みたくかっこよく・見やすくする場合は

「キー値」と「ベースライン値」がカギとなります！

「キー値」は強調したいものを

「ベースライン値」は上記値の比較対象を入れていきます。

また、このままでは何を表したものか分からないため

『設定』横の『カスタマイズ』で文字を入力していきます。

そして完成したのがこちらになります！

カスタマイズできる箇所の色付けやフォント変えをしてみました。

コーヒー飲みながら作業したためコーヒーチックになってしまいました

（ブ■ンディのキャラメルオレが好きです。）

形は選択する箇所がなかったため四角のままですが

移動ができるので好きなところに配置ができます。

さて、スコアカード編は以上となります。

こちらの使い道としては、営業部門のノルマや人事部門の従業員満足度、

経営部門の財務状況など様々な部署で活用できるものと思います。

ぜひ、単体でも活用しがいがあるスコアカードをご活用ください！

【Apps調査隊】Gmail と Google ドライブ の検索演算子について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

急に肌寒くなりましたね。

通勤中の社内でも咳やくしゃみをしている方が目立ってきました。

私も寒さに負けないよう生姜チューブを購入しました。

皆様もどうか体調に気をつけてお過ごしください。

さて今回は検索ボックスについてご紹介していきます。

コレ

Gmail や Google ドライブ でよくみる検索ボックスですが、

こちらにキーワードを直接入力したりプルダウンメニューから

細かい条件を選択して利用することができます。

ただし、組み込んでも機能しないものもあるので注意です！

できること①　文字による絞り込み検索（○ Gmail　○ Google ドライブ ）

まずは Gmail での検索方法です。

例えば、ワード「田中太郎」を検索します。

”（ダブルクオテーション）がない場合、「田中」と「田中太郎」に反応します。

【 ” をつけない場合】

一方 ” で囲むと「田中太郎」に反応します。

【 ” をつけた場合】

なお、スペースが入っていても反応してくれます！

Google ドライブの場合は、

Google Chat と同じように検索チップがあるのでそちらを使えば便利ですが

ドキュメント・スプレッドシート内にある単語を検索することができます。

できること②　添付ファイルの検索（○ Gmail　× Google ドライブ ）

「検索オプション」を使用し、

添付ファイル付きのメールを探し当てることはできるのですが

こちらはドキュメントや画像ファイルもヒットしてしまうので

送受信量が多いとすごく大変です。

そこで活躍するのが「has:添付ファイルの種類」です！

添付ファイル全体だと「has:attachment」になりますが

『attachment』を『document』や『spreadsheet』に変更します。

画像ファイルの場合は、ファイル形式（filename:）で検索をします。

ちなみに Google ドライブはファイル形式（filename:）は使用できないため

拡張子のみを入力することをオススメします。

できること③　検索除外（○ Gmail　× Google ドライブ ）

除外したい検索条件に　-　をつけることで簡単に除外することができます。

例として

カレンダーのメール情報は「invite.ics」という添付情報をもっています。

「has:attachment -invite.ics 」と入力すると

これらを除いた添付ファイルを検索することができます。

Google ドライブは　前述 ② と同じく何も起こらなかったです。

さて、いかがだったでしょうか。

他にも検索演算子がありますので、下記に添付させていただきました！

▶ Gmail で使用できる検索演算子

https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=ja&sjid=12750053136712472950-AP&authuser=0

▶Google ドライブでファイルを検索する

※項目[Google ドライブの検索オプション]

https://support.google.com/drive/answer/2375114?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop&sjid=12750053136712472950-AP&authuser=0#zippy=

検索条件を組み合わせることにより

目的のファイルがより見つけやすくなりますので

ぜひこれらを活用してみてください！