【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！ 第2弾

 Apps調査隊の小金澤です。

前回に続き、Google グループについてご紹介していきます！
本編は補足的ボジションの機能について触れていきます

グループと言えば、友人たちと遊びに行く約束を取り付けるため
LINEグループを結成しているのですが、
会話に参加しなさすぎて「Twitterじゃないんだぞ?!」と以前ツッコミを入れられてしまいしました。

友人たちには悪いと思いつつ、今も変わらず流し見をしてしまっています。

さて、Google グループの機能となりますが

まずはこちら！

承認済み／保留中

こちらは、グループに受信されたメールを手動で振り分ける機能となります。

該当グループの［グループ設定］内にあります [メッセージの管理] にて

「メンバー以外のユーザーからのメッセージを管理」または「すべてのメッセージを管理」　を選択し完了です。

こちら、2つの項目の違いといたしましては、

グループ：いらい受付窓口　で見ていきましょう！

まず、「メンバー以外のユーザーからのメッセージを管理」を選択した場合は

このように、『保留』に格納されます。

メンバーからのメールは『承認済み』に振り分けられます。

なお、『保留』⇛『承認』へ移行する際はチェックマークを押します。

次に「すべてのメッセージを管理」を選択した場合ですが、

メンバーである・ないに関わらず『保留』に格納されます。

ラベリング

グループにメールが沢山届くと、何の要件かわからなくなってしまいますよね。

そんな時には「ラベル」機能が役立ちます

事前に [共有ラベル]　＞　「このグループで共有ラベルを有効にする」　に

チェックを入れます。

「グループ設定」の上部に「ラベル」が表示されますので

横の三点リーダーをクリックします。

ラベルを作成後は該当メールを開きラベリングしていきます。

割り当てるときは該当ラベルを選択後、「申請」を押します。

共同トレイ

受信したメールをメンバーに振り分ける機能となります。

項目 [追加の Google グループの機能を有効にする] ＞ 「共同トレイ」　　を

事前に選択します。

割り当ての方法としては、

該当メールを開き、上部で割り当てを行っていきます。

メンバーに割り当てる場合は

中央のマーク、「他のユーザーに割り当てる」をクリックします。

割り当てられたメンバーは通知を自身の受信トレイで受け取ることができます！

ファイルを添付できるユーザー

最後にこちらの機能についてですが、

指定されたメンバーはメールにファイルを添付できないものです。

〈 ファイル添付を許可されていない人 〉

〈 ファイル添付を許可されている人 〉

設定については、毎度のことながら「グループ設定」内です。

なお、こちらを設定してもグループ外の送信者には影響がないみたいです。

さて、紹介は以上となります。

Google は細かい気遣いが散りばめられていますので

紹介する身としては「嬉しいけど紹介しきれない！」と肩で息をしております。

他にも「この項目何？？？」と思われた方は、

まとめ一覧がございますのでこちらも併せてご確認ください！

▶ グループを作成し、グループ設定を選択する

※項目「詳細設定のリファレンス」をご参照ください。

https://support.google.com/groups/answer/2464926?hl=ja&ref_topic=2458761&sjid=6022964691590131259-AP#zippy=

【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！ 第1弾

 Apps調査隊の小金澤です。

前回はBusiness Starter 以上でないと使用できない機能をご紹介しましたが、

Business Starter でも使用できる一斉送信の方法はないかなと思い

探してみました。

近所の猫も知りたそうにしていたので

結論：似たような機能はあります。

Google カレンダーでも似たような機能がありましたので

予想通りでよかったです。

ちなみにその機能を利用するには

Google グループ　を作成することが必要です！

こちらをクリックし開いたあと、左上の『グループを作成』を選択すると

グループ名からアドレス、メンバーまで作成できます。

さっそく機能諸々について見ていきましょう！

✎グループ作成

まず、Google グループ（https://groups.google.com/）にログインします。

左メニューに有る「+　グループ作成」を選択します。

グループ名等々 入力し終えましたら、作成したグループアドレスをクリックし

グループの詳細設定を行っていきます

✎投稿できるユーザー

その中で一番と言っていいほど重要な項目があります

ココ！

外部とやり取りをすることを想定している場合は

『投稿できるユーザー』を[ウェブ上のすべてのユーザー]に設定してください！

でないと外部ドメインの方は拒否をされてしまいます

なお、こちらがグレーアウトして変更できない場合は

特権管理者の方で管理コンソール上での設定をすれば解決します。

設定箇所は

『アプリ』＞『Google Workspace』＞『ビジネス向け Google グループ』

になります。

項目 [共有オプション] 内に

『グループオーナーは外部メンバーを許可できる』と

『グループオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる』に

チェックを入れればやり取りができるようになります！

今はする予定ないかなぁ〜という時でも

こちらにチェックを入れた状態のまま、オフを選択できるので

いつかに備えて操作できる状態にしておいた方が便利ですね

✎メッセージの管理

こちらはグループあてに来たメールを精査するための機能となっております。

なお、承認後「この問い合わせはこの人が対応！」という案件だった場合

メンバーに対し割り当てることができます。

✎追加の Google グループの機能を有効にする

設定の上部に鎮座しているこちらの項目を

[共同トレイ] に設定しますと、割り当てのボタンが表示されます。

割り当てられた方には、通知が Gmail の受信トレイに届くので

すぐに分かります！

✎カスタムの役割を変更できるユーザー

最後は、オーナーがメンバーに権限を割り当てる項目についてです。

なぜこちらを紹介したかといいいますと

権限がある方が退会しても変更できる対策が可能な箇所だからです！

権限がある方が退会したあとでも

特権管理者のアカウントで作業を行えば権限を割り当てたりできますが

こちらで設定すれば手間が省けます。

【権限が”メンバー”までの場合】

【権限が”マネージャー”までの場合】

さて、いかがだったでしょうか

細かくカスタマイズできるので少々手間ではありますが

思い通りの動作がしやすいのではないでしょうか。

次回は、補足という感じでまた Google グループの機能について

ご紹介していきます

次回もお楽しみに！

【Apps調査隊】Gmail のあてさき差し込み機能について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

最近、自炊を始めたので料理アプリを導入しました。

「こんなメニューいかがですか?!」と通知が来ますが

お得情報がきて嬉しいという気持ちと、

通知来すぎてご遠慮したい気持ちが入り混じり複雑な心境です。

ちなみにそれ以外のアプリなどのお得情報は

メルマガやTwit ... じゃなかった X を利用してます。

皆様は何派ですか？

さて、今回は Gmail とちょっといいエディションについてご紹介していきます。

前々回に宣言したように

「こんな機能あるんだ！」「ちょうど このエディションだから使ってみようかな」と

機能を広く知ってもらうために紹介していきます！

メールを一斉送信する際、連絡先や宛名を確認しながら送信するのは億劫ですよね。

そこで登場しますのがこの『あてさき差し込み機能』

スプレッドシートと Gmail を用意するだけ！手法は以下ご案内します ⇓ ⇓ ⇓

⚠Attention

本ブログで紹介しますこちらは、

Business Standard 以上をご利用の方が使用できるものとなります。

ご注意ください。

①　宛先をまとめたスプレッドシートを用意します

注意点としては、1行目は無効となりますので

「姓」「名」などの文字を入れて作成しましょう

〈NG例〉

〈OK例〉

②　Gmail を開きメールを作成していきます

宛先を入力する欄に人型（メールへの差し込みを使用）を押します。

チェックボックス「メールへの差し込み」→「スプレッドシートから追加」で

該当スプレッドシートを選択します。

③　メールを送信した際に表示される名前を決めます

「名」「姓」と分かれていますが「名」だけを選択することもできます。

④　メール本文への差し込みについて

次に宛名を書き込んでいくのですが、半角「@」を入力いただくと候補が表示されます。

③ にて「名」だけを選択場合でも「姓」を選択できますのでご安心を！

⑤　メールの送信をしていきます

本文が書けたところでいよいよ送信していきます！

左下の「続行」ボタンを押します。

そうしますと、「プレビューを送信」または「すべて送信」の選択肢が表示されます

本ブログでは、タブルチェックも兼ねて「プレビューを送信」を送信していきます！

プレビューについては送信者のみに届くのでここでも安心ですね！

⑥　プレビューの確認をしていきます

受信トレイに届いたテストメールをチェックしていきますがここで注意です！

下書きのバツを押して閉じてしまうと内容全部消えます。

そんな絶望の淵に陥らないようにするには

バツ印の左側にあります 「 ＿ 」（最小化）を押すことか、

そのままの状態にしておくことです。

⑦　送信していきます！

さて、お待ちかねの送信でございます。

なお、プレビューの手順とほぼ同じ手順でボタンをクリックしていきます。

届いた画面は、ほぼほぼプレビューと同じですが

To を確認すると受信者だけの名前が確認できますね！

これで他の方へ送信者情報を意図せず渡すことがありません

いかがだったでしょうか。

Business Starter にも導入されればすごく使いやすくなりますが今後に期待ですね。

Business Starter 以上をご利用中の方はぜひ活用してみてはいかがでしょうか

【Apps調査隊】Google bard について調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

引っ越し先のインターネットが繋がらなかったので

業者がくるまでの間、読書生活しておりました。

web漫画ばかり読んでいたので久々に触れて懐かしく面白かったです。

（なお梶井基次郎が推し文豪です）

さて、今回は Google Bard についてご紹介していきます。

まず「Google Bard とは？」という方へご説明しますと

ジェネレーティブAI（学習したデータを元にデータや情報を生成する技術）を活用して、

ユーザーをサポートするサービスです。

ただ注意として、試験運用中のサービスであるため

答えてくれる内容が不正確、不適切な場合があります。

そして3つの役割があります。

①　アイデアをブレインストーミングする、計画を立てる、

　　何かを達成するためのさまざまな方法を考える

②　複雑なトピックをすばやく要約し、簡単に理解できるようにする

③　概略、メール、ブログ投稿、詩などの最初の下書きを作成する

ちなみに「Bard」は『詩人』という意味だそうです。

最初に「バード」と聞いたとき（すごく喋ってくれるから"鳥"にしたのかな）なんて思ってました。

では、Google Bard のことが少し知れたところで

活用してみましょう！

Google Bard を ”オン” にする

まず、特権管理者アカウントで管理コンソール（admin.google.com）にログインします。

左側バーにある[アプリ]を選択します。

その内にある[その他の Google サービス]をクリックし、[早期アクセスアプリ]を選択します。

そちらを「オン」にしたら完了です！

Google Bard を活用してみる

では Google Bard を使っていきましょう！

Google Bard （bard.google.com）にログインをし、画面右下の Bard を試す を押します。

「利用規約とプライバシー」を読み込んでいただいてスタートです

早速、聞いていきましょう

夏休みの定番であるこちらですね。

こちらの宿題、布教欲や共有したい欲がないと執筆がなかなか難しいですよね。

さぁ回答が来ました。

先程の3つの役割のうち

「③　概略、メール、ブログ投稿、詩などの最初の下書きを作成する」が発揮された瞬間ですね！

他には Google Workspace アプリの使用方法も答えてくれますね。

個人的に使用してみて思ったことは

ネット検索をする時と同じように検索をすれば回答が得られるということでしょうか。

反対に、AI に遊び相手や深い話をする際は拍子抜けするかもしれないですね。

『マジカルバナナ、はじめましょう！』

『「真に恐るべきは有能な敵ではなく無能な味方である」の真意は？』

これは〇〇の戦況時に言った言葉です　なんて時代背景の返答が来るかと思ったのですが困らせてしまいました。

いかがだったでしょうか。

Google 公式がいうようにフィードバックを提供することによって

より精密度が上がるコンテンツではないでしょうか。

また、「そういえばこれってどうやって操作すれば、、、」というような解決したい事もすぐに回答が得られるかと思います。

ぜひ活用してみてください！

【追記事項】

ヘルプ記事内にある『4.メッセージに写真を追加してアップロードするには』は英語版のみの利用となります。ご注意ください。

▲Bard を使用する　[パソコン - チャットで会話を開始する]

https://support.google.com/bard/answer/13275745

【Apps調査隊】Google Chat の新機能について調査してみた！

 

Apps調査隊の小金澤です。

7月に入った途端グンっと暑くなりましたね（近所でセミが鳴いてました）

水分を摂っても摂っても喉が乾く感じがしたので、

試しに塩を少々入れた水を飲んだところ満足感がありました。

特に運動はしていなかったのですが、知らずに塩分も出て行ってたんですね

皆様も熱中症と脱水、あと熱射病にお気をつけて！

さて今回は

 Google Chat の新しく導入された機能についてまとめてみました！

かつ、ちょっといいエディションのアピールも兼ねてご紹介していきます

〜〜　　内容　　〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

①　外部ドメインの方とスペースで会話する（Business Standard 〜）

②　メッセージの自動削除期間のカスタム（Business Plus 〜）

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

①　外部ドメインの方とスペースで会話する（Business Standard 〜）

社外の方とやり取りをする際に便利なこの機能、

はじめに管理コンソール上で設定をする必要があります

アプリ ＞ Google Workspace ＞ Google チャット ＞ 外部ユーザーを追加できるスペース

の順に選択をしていきます。

[ 外部ユーザーを追加できるスペース ] のプルダウンを押し、

オフ　→　オン　に切り替えます。

そしてスペースの選択肢を確認してみると、、、

【Before】

【After】

新しいボックスができてます

この加わったチェックボックスに ☑チェック を入れれば

外部ドメインと会話ができます！

②　メッセージの自動削除期間のカスタム（Business Plus 〜）

こちらは『Gmail』カテゴリーに入ってます

注意です！

管理コンソールにて、下記の順に選択していきます。

アプリ ＞ Google Workspace ＞ Gmail ＞ コンプライアンス

『コンプライアンス』内の〈メールとチャットの自動削除〉を

[メールとチャット メッセージを自動削除しない。]から

[指定の日数が経過したメールとチャットメッセージを自動削除する]へ

変更します

なお、「全部はさすがに、、、」という方は

[次のラベルがついているメッセージは自動削除しない] をオススメします

以上となります。

どうでしょうか。ちょっといいエディション、気になりましたか？

今まで

ちょっといいエディションはユーザー数的に少ないから需要ないかなぁ

とあまり紹介せずいたのですが、

ユーザーが少ないからこそ紹介しがいがあると天啓を受け

今回に至りました

《イメージです》

過去に紹介しているものもありますので、ぜひそちらも併せてご覧ください。

※Business Starter 以外のご利用者向け

★【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第2弾

★【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第3弾

次回の調査隊もお楽しみに。

【Apps調査隊】Google スライドの Q & A 機能について調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

今回は Google スライドの Q & A 機能についてご紹介します

プレゼンテーションの思い出といえば

学生時代、スライドを用いて授業テーマを発表する講義があり

私はイラストをスキップさせたり、回転させたりと

動きを「これでもかっ‼」というぐらいスライドに詰め込みました。

そして案の定、他の方のスライドのほうが落ち着いておりました。

楽しかった記憶⇓

さて、本題に戻りましてQ & A の機能についてですが

プレゼン中に聴衆者が自由に質問をすることができ、

他の聴衆者がどのような質問に興味を持っているのかを

リアルタイムで知ることができるものです！

まずは Q & A の作成方法です

プレゼンターが「スライドショー」横の ▼（プルダウン）を押し

「プレゼンター表示」をクリックすると小窓が出てきます。

その内にある、項目「ユーザーツール」を選択し

ボタン「新しいセッション開始」を押します。

これで Q & A 機能を使用可能になります！

聴衆者が質問をするためにはURLが必要となります。

URLは画面上部に表示され、

そちらにアクセスをすると質問を投稿できるようになります

加えて、質問をしたいスライドがあればそちらをクリックし

聴衆者自身で質問画面を出すことができます！

また質問できる範囲としては、

デフォルトではドメイン内の全てのユーザーが投稿できるようになっております。

なので、URLを知っていればスライドが共有されていなくても質問ができます

続いては Q & A 機能についてですが、

《　聴衆者側　》

　・実名または匿名で質問ができる

　・他の方の質問に対し「いいね」等アクションができる

　・定期的に人気の高い質問が更新されたことを通知してくれる

　　（他の方がどの質問に対して興味があるのか判る）

《　プレゼンター側　》

　・質問の受付を 締め切り／再開 できる

　・Q & A の履歴 を確認することができる

　

こちらは、Q & A 機能とはまた違ったものですが

ウェブ版の場合、レーザーポインター機能が使用できます

ご紹介は以上となります。

Q & A 機能を用いれば聴衆者とプレゼンターの意見交換がスムーズになり

より良いものが作成されるかと思います。

ぜひ、活用してみてはいかがでしょうか。