Google スプレッドシートの関数について調査してみた！〜 日づけ編 〜

 Apps 調査隊の小金澤です。

寒い日もありますが、段々と春に近づいてきましたね！

花粉がなければ素直に喜べたのですが。

昨年は鼻がムズムズしたので、花粉対策グッズの購入を検討しています。

さて、今回はスプレッドシートの機能のひとつ「関数」について

ご紹介していきたいと思います。

関数とは、SUMやIF、AVERAGEなどの セルに =（イコール）を入れたあと、

入力するアレですね。

その色々あるなかで今回ピックアップするのは「日づけ」です。

シフト表や業務の計画表で使用する入力作業を

関数を使用してショートカットする技をご紹介していきたいと思います！

まず、年と月が入力されたセルを用意します。

【例】

こちらを早速 日づけを入れたいセルへ半角で「=DATE(　)」を入力します。

括弧内に、年［カンマ］月［カンマ］1　を入力します。

※ 月始めにしない場合は、「1」を別の数字に置換すれば変更できます。

最後にエンターを押せば日付が入力されます！

翌日を入力する場合は

「=DATE(　)」のセル ＋ 1 の足し算を行います。

そして日付を入力したら、曜日も差し込みたいですよね。

そんなときは「=TEXT(　)」を入力します！

括弧内に、「=DATE」(　)」を入力したセルと、

”［クォーテーションマーク］で囲った ddd を入力します。

また、『火』ではなく『火曜日』と 曜日 をつけたい場合は、

d を４つ入力します。

「年や月はそのセルに不要だな〜」というときは、

上部メニューバーの『表示形式』で変更できます！

『表示形式』→『数字』→『カスタム日時』の順にクリックをします。

そうしますと、様々な選択肢が表示され

年 を削除したい場合は、適用のバー内の 年 にカーソルを合わせてクリックし、

削除を選択します。

また、他のものを付け加えたい場合は

v をクリックし、表示するものを選択します

そして、完成したのがこちらの画像です！

さて、いかがだったでしょうか。

改めて、関数を取り入れると便利ですね。

年、月、日付のどこかを変更すれば、連動してくれるので。

皆様もぜひご活用ください。

こちら以外にも今後、紹介予定です！

【Apps調査隊】Google ドキュメントのプレースホルダーについて調査してみた

 Apps調査隊 の小金澤です。

今年はうるう年ですね。

ふと、02月29日生まれの方は

02月28日と03月01日のどちらに括られるのか疑問に思い調べてみたら、

法律（年齢計算ニ関スル法律）で定められていました。

また、年齢計算については

年齢計算ニ関スル法律② に記載されている民法143条 で定められているそうです。

それらの内容を要約すると、

出生日を初日に算入することを定めているため（年齢計算ニ関スル法律①）

02月29日のように、対応する日がないときは

その月の末日、02月28日24時に歳を重ねる（民法 第143条２）ということでした。

なお現地点では、免許証の更新は02月28日生まれでみなされるそうです。

（道路交通法　第101条２）

勉強になります。

さて、今回ご紹介するのはプレースホルダーです。

この「プレースホルダー」とは『仮に確保した場所』と表現されて

スマートチップとはまた違う使い方をします。

まず、何をもって仮なのかといいますと

例えば日付を入力する場面があったとします。

その場合、決定をしていなければプレースホルダーで入力できます。

※ 1日目はスマートチップで入力してます。

入力方法は 半角「@」からの「プレースホルダ　チップ」、

またはメニューバー「挿入」からの選択となります。

日付をとり挙げましたが、

他にもプレースホルダーでは下記4点の仮設置ができます

・人

・ファイル

・カレンダー

・場所

これらは入力漏れや誤入力の抑制、

他のユーザーと共有する場合ならスムーズな入力を促せます。

さて、いかがだったでしょうか。

手入力で強調したり、マーカーを引いて記入箇所をわかりやすくする方法より

見落としが少なくなるのではないでしょうか。

ぜひ、業務でご活用ください！

【Apps調査隊】Google ドライブ ワークスペースについて調査してみた！

 Apps 調査隊の小金澤です。

今年度で寿命をむかえる冬物衣類たちを

引き出しの中でちょこちょこ見つけたので、総入れ替えしようと試みたのですが

新しく買い足したものも押し込まれており

衣類ケースの中が混沌と化しています。

ボリュームもあって破棄するものが見つけにくいので

衣替えシーズンになったら頑張ろうと思います。

さて、今回ご紹介する機能は Google ドライブの左側にある

ワークスペースです！

こちら、どうやって使うのかというと

あなただけのショートカットフォルダが作成できます！

同じ資料を違う方へ案内するとき、個人用にみる資料と仕事用に共有する資料など

資料整理に大いに活躍できる機能となります。

では、まず始めに「ワークスペースを作成」をクリックします。

タイトルを設定し、まとめておきたい資料を選択します。

もちろん共有ドライブからも資料を引っ張ってくることができますし、

同じフォルダ内であれば複数選択可です。

なお、Google bard に「いくつ選択できますか？」と聞いたところ

『ワークスペースにフォルダを追加するときに選択できる最大数は、100個です。』

と回答いただきました。

最後に「完了」を押して作成終了です！

ショートカットと同じように特定のファイルを一箇所に集約できるのですが

必要がなくなった場合、非表示にできます！

「非表示のワークスペース」から取り出すことももちろん可能です。

いかがだったでしょうか。

ワークスペース自体はメニューバーに表示される前からあった機能であり

私は項目として表示されてから機能を知りました。

非表示機能がお気に入りです。

ぜひ皆様もご活用ください！

【Apps調査隊】ToDo リストについて調査してみた！

 Apps調査隊の小金澤です。

この間スーパーへ買い物に行った際、
スマートフォンを家に置いてきてしまったことを到着してから気が付きました。

常に持ち歩かなきゃ行けない状態でもなかったため問題はなかったのですが

端末内に買い物リストをメモしているため、

帰宅してから確認するとガッツリ買い忘れがありました。

家を出るときソワソワしたら戸締まり以外に

持ち物も見直すようにしたいです。

さて、今回ご紹介するのは ToDo リストについてです。

あらかじめ特権管理者権限で設定をオンにして使用する必要はありますが

そちらも含めて使用やカレンダーとの違いについてご紹介していこうと思います！

まず、設定をオンにするところになりますが

特権管理者アカウントで管理コンソール（https://admin.google.com/）にログインをします。

項目「アプリ」内『Google Workspace』を選択します。

次に「ToDo リスト」を選択し、サービスのステータスをオンにします。

※ユーザーを限定したい場合は、サービスのステータスを展開した画面にて

　組織部門を選択してください。

さて、使い方についてですが大まかに4つあります。

1. タスクをリストアップする

2. タスクを仕分ける

3. タスクを完了する

4. 期限と所要時間を決める

リストアップやタスクの仕分けとしては

左メニューバーにあります「リスト」を活用することによって

グループ化ができます。

　

「タスクを追加する」ことによってチェックボックスを作成できます。

加えて、サブタスク（タスクに付随するもの）を構築したいときは

三点リーダ（タスクのオプション）から選択できます。

なお、タスク・サブタスクは他リストへ移動可です。

タスクが完了すれば ◯ 内をクリックし、「完了」に格納ます。

完了を取り消したい場合は、チェックマークをクリックすると

未完了のところへ戻ります。

 

 

↓

 

最後に、期限と所要時間についてですが

カレンダーとはまた違った方法で使用できます。

カレンダーで予定としてタスクを登録した場合、

次の日になると完了したか不明瞭な状態で残ってしまいます。

しかし ToDo リストの場合は、完了していないものに限り

上記のように次の日まで持ち越されます。

また、完了した場合は取り消し線付きで

設定した日時のところに表示されます。

なお、完了を表示させたくない場合は

歯車マーク横のプルダウンにて非表示にできます。

さて、いかがだったでしょうか。

年度末にかけて業務量が増えてくるこんにちと存じます。

ぜひ、タスク管理のひとつとして導入してみてはいかがでしょうか。

【Apps調査隊】スプレッドシートの閲覧・機能制限について調査してみた！

少し遅れた挨拶となりますが、新年 明けましておめでとうございます。

Apps調査隊の小金澤です。

今年もどうぞ Apps調査隊 をよろしくお願いいたします。

今年は新年早々大きなできごとが立て続けに起こり

特に能登半島地震については被害に遭われた方々へ心よりお見舞い申し上げます。

一日でも早く日常が戻ることを願っております。

さて、今年最初のブログテーマは

スプレッドシートの閲覧・機能制限についてです。

例えば、こちらのアンケート結果。

次ページには結果をもとに作成したグラフがあります。

グラフを閲覧用に作成したスプレッドシートにコピーし貼り付けても十分ですが、

手間がかかると思いませんか？

そこで登場するのは「閲覧制限」です！

まず、非表示にしたいシートを選択します。

次に右クリックまたは名前横の▼（プルダウン）を押し、

「シートを非表示」を選択します。

消えます。

非表示を解除したい場合は、

上部のメニューバー「表示」＞「非表示のシート」＞「〈シート名〉を表示」の順で

選択をしていきます。

さて、ここからが「閲覧制限」になります！

相手と共有する際に、権限を決定しますよね。

そこで「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」の権限を与えられた人は

非表示のシートを見ることができなくなります！

次に、機能制限です。

閲覧者へ下記3点の機能を制限させることができます。

①　コピー

②　ダウンロード

③　印刷

先ほど追加・共有した画面で説明をしていきます

まず、右上の歯車マークをクリックします。

そうしましたら、チェックボックス

「編集者は権限を変更して共有できます」と

「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」

が表示されます。

下のチェックを外したあと、もとの画面に戻り「共有」をクリックします。

そして「完了」を押して終了となります。

【編集者の権限が与えられた人・設定をしていない場合】

【閲覧者・閲覧者（コメント可）の権限が与えられた人】

なお、こちらの機能はスプレッドシート以外に

ドキュメントやプレゼンテーションでも使用が可能です！

さて、いかがだったでしょうか。

共有したいけど 編集を勝手にされたくはない、という時に

とても力を発揮する機能ではないでしょうか。

ぜひ、こちらの機能使ってみてください！

【Apps調査隊】まとめ！2023年にご紹介した記事について

Apps調査隊の小金澤です。

1月やその付近になると占いや運勢について触れることが多いのですが、

今年は迷いの年と宣告されていました。

振り返れば、自分の中にデータがないのにどちらか選ばなきゃいけないの?!

という状況が昨年以上あり、凄く苦悩した記憶です。

来年はそのときに蓄積したデータを活用し縦横無尽に駆け抜けたいものです。

さて、今回はタイトルにもありますように

2023年にご紹介した記事について振り返る回でございます。

去年の末ぐらいから執筆をさせていただきましたが、

その中で注目を浴びた3つの記事をピックアップいたします。

【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた　第2弾

こちらは Business Starter 以外ご利用者様向けの記事になります。

初回の「【Apps調査隊】Google カレンダーの「予約」について調査してみた」は

Business Starter が対象なので、ご契約されているお客様が多い分、

閲覧数が多いと予想していたのですが、以外にも 第2弾 であり三度、見返しました。

記事の内容は 予約スケジュールを作成できる機能のご紹介です。

日程や受付時間（開始日・終了日）、予約枠などなど

お好みにカスタマイズができます！

Business Starter の方については、

予約不可の日、準備時間（アイドルタイム）、1日あたりの予約件数の上限が設定できない

ということがありますので、使用する際は注意が必要です。

【Business Starter 以外】

【Business Starter 】

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https://www.njccloud.jp/2023/03/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google グループの機能について調査してみた！　第2弾

こちらも 1 と2 に分けてご紹介したのですが、第2弾の方が閲覧数が多かったです。

第1弾 はパンチが弱くなってしまうのでしょうか？

こちらでご紹介した内容は以下4点です。

★　承認済み／保留中

☆　ラベリング

★　共同トレイ

☆　ファイルを添付できるユーザー

これらは、該当グループの［グループ設定］内にてカスタマイズできる機能であり

Google カレンダーの「予約」とは違い、

Google Workspace をご利用のすべてのお客様が使用できるものとなっております。

ちなみに 第1弾 と 第2弾 で紹介していないワザですが、

代表メール（個人アドレス）に届いたメールを複数人に転送させたいという時

Gmail 画面の右上「歯車マーク」から『メール転送と POP/IMAP』を選択し

「転送先アドレスを追加」にグループアドレスを登録すれば

グループに属している方々へメールが届きます！

下記ブログでも転送設定についてご説明しておりますので、

よろしければご参考ください！

 →【Apps調査隊】意外と忘れてる？Gmailの機能について調査せよ。

「承認済み／保留中」ではグループオーナーにのみ

メールが届いたことがわかりますが、

他のメンバーは Google グループへ見に行かないと確認ができません。

ですので、フィルタを作成では作業が追いつかないという時に活用すると

便利かもしれませんね！

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https://www.njccloud.jp/2023/09/appsgoogle-2.html

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【Apps調査隊】Google bard について調査してみた！

最後に ジェネレーティブAI（学習したデータを元にデータや情報を生成する技術）を

活用した Google bard（bard.google.com）についてですが、

2022年冬頃に ChatGTP が大々的に取り上げられ

Google でも Google bard を発表するという流れに盛り上がった記憶です。

質問したことに 9割方 返答をしてくれるため、

ついつい疑わず納得してしまうのですが

試験運用中のサービスであるので回答内容が不正確・不適切な場合があります。

今後も Google bard からの回答を吟味したいところです。

𓏵 𓏵 　ブログリンク　𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 𓏵 

https://www.njccloud.jp/2023/07/appsgoogle-bard.html

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さて、いかがだったでしょうか。

この1年さまざまな記事を発信させていただきましたが

皆様のお力になれましたでしょうか？

来年も発信して参りますので、引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

【Apps調査隊】2024年サードパーティ アプリ Google のログイン方法改変について

 Apps調査隊の小金澤です。

急に寒くなったと思ったらもう 12月、というのが受け入れられません。

それからブログを書き始めてから 1年が経過しようとしていることについても

驚きと感慨深さが入り混じっております。

今年もあと 3週間ほどですので、

やることリストを消化していく所存です。

さて、10月に Google から

2024 年 9 月 30 日以降、パスワードのみを使用して Google アカウント

および Google Sync にアクセスするサードパーティアプリのサポートを

終了すると発表がありました。

▼発表があった Google Workspace Updates ブログ

https://workspaceupdates-ja.googleblog.com/2023/10/2024-9-30-google-google-sync.html

今回は こちらのサードパーティアプリやら 新しいログイン方法やらの内容を

解説していきたいと思います。

まず、サードパーティ（Third Party）は「第三者」を意味します。

つまり、正規ではない類似したものを指します。

ーーーー　そのほか　ーーーーーーーーーーーーーーーー

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

そのサードパーティアプリ（またはデバイス）ですが

2024年09月30日以降、POPを含め IMAP、SMTP等で

ユーザー名とパスワードを設定し、利用しているアプリは使用できなくなります。

 

なお、ウェブブラウザ上や Google 公式アプリから

直接ログインされている場合は問題ございません。

【イメージ図】

矢印の箇所からログイン

このような対応が取られる理由として、

基本認証を使用するとアカウントが脆弱になり不正使用される可能性が高まるためです。

そこで推奨されている方法としては 2点あります。

①　アプリパスワードをご利用いただくこと

②　OAuth 認証に対応しているアプリケーションへの切り替え

① のアプリパスワードは、

安全性の低いアプリ（LSA；Less Secure App）や

デバイスに Google アカウントへのアクセスを許可する 16 桁のパスコードです。

参照：項目「アプリ パスワードを作成、使用する」
https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=ja

② の OAuth  (オー オース) とは

ユーザーの認証情報を共有することなく、

ユーザーに代わって他のアプリケーションが

リソースにアクセスできるようにするための仕組みです。

2024 年 9月までに対応しなくては、というものでしたが

同年 6 月 15 日 にはもう安全性の低いアプリ（LSA）の設定が削除され、

設定の変更ができなくなりますので、

その月までに対応した方がよろしいかと思います。

それまでバタバタした時期と思われますので

変更対応は大変だと思いますが、何卒よろしくお願いします！