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2024年7月30日

【Apps調査隊】Business Starter で 予約スケジュール が使えるようになりました！

  Apps調査隊 の小金澤です。


予約をテーマに自身になにか起こったかなと想起していたのですが
某コーヒーショップで猫グッズの予約販売に申し込んだり
好きなゲームの新グッズを予約したり
眠る猫をモチーフにしたワイヤレスイヤホンを予約したりしていました。

普段は発売当日や思い出したときに購入しているので、
自分のことながら申し込んだ量に少し引いてしまいました。


さぁ、今回は Google Workspace Business Starter を
ご利用されている方へお知らせがあります！

Google より、Business Starter でも Business Standard と同じように
予約スケジュール が使えるようになりました！

アップデートが順次 7 月 18 日から始まっているので
お気づきの方もいらっしゃると思うのですが、
Google の予定作成する箇所がまず変わっております。

【アップデート前】

【アップデート後】

昨年にハイテンションで 予約枠 と 予約スケジュール を取り上げておりますが
改めて落ち着いた雰囲気で解説をさせていただきます。


まず、予約枠とどのように違うのか主な違い３点を紹介していきます。

①臨時の空き時間

通常は予約不可である日に
臨時で対応できる日を設定できる機能となります。

また、通常対応している日を予約不可に変更することも可能です。

設定方法は「臨時の空き時間」内にある ”特定の日付の空き時間を変更” で
日付を選択します。

予約不可 にする場合は、∅ をクリックし
予約不可を先に設定した場合は日付を選択後、+ をクリックします。

【通常対応のスケジュール】

【臨時の空き時間】


②予約の開始日と終了日

”予定” を作成する際もそうですが、
作成した当日から事前予約（または参加）が可能となります。

しかし予約スケジュールでは
事前予約ができるスタート日を設定できます！

「予約受付期間」より、”予約の受付開始日” を設定します。
デフォルトでは 60 日前から予約ができます。

下の ”予約の受付終了時間” は
『予約 ◯ 時間前までは予約が可能です』という意味なので
デフォルトでは、事前予約4時間前までは事前予約を入れられます。

キャンセルについては 特に時間設定が影響してこないので
いつでも可能ですが、相手の都合を考慮してキャンセルをしましょう。


③ 準備時間

予約枠は、1枠の時間を設定するのみでしたが
予約スケジュールでは、枠と枠の間を設けることができます！

ついては、予約時間いっぱい会議室などを使用しても
片付け時間を盛り込まなくて気兼ねなく予約ができます。

設定方法は「予約済みの予定の設定」の "準備時間" にてセッティングできます。



さて、いかがだったでしょうか。
予約枠とは勝手が違い、戸惑う部分もあるかと思いますが
設定が細かくカスタマイズできる分、理想の動きが実現できるのではないでしょうか。

ぜひ、カスタマイズを楽しんでみてください！

2024年7月16日

【Apps調査隊】Google スプレッドシートの ロック について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。


少し話題として遅くなりましたが
今年の七夕はほとんどの地域で晴れて、
素直に彦星と織姫が会うことができたのではないでしょうか。

私の記憶だと
雨の日でもカササギが橋をかけてくれるため二人は会える
なのですが

ネットで少し調べたら、雨の日は会えなくて泣いているとか
晴れている時にカササギが橋をかけてくれるとか色々な話がでてきました。

確かに私の、雨の日にカササギが〜であれば
晴れの時はカササギの出番はないですね。
そうなると、二人してすそを膝までまくって川を渡っているのでしょうかね。


さぁ 今回ご紹介するのは
Google スプレッドシートの ロック についてです！

権限を変更する以外の方法で
共有したシート内の情報を編集できないようにする機能です。
早速、手順をお見せします！


まず、Google ドライブにてシートを選択した際にでる
三点リーダー（︙）をクリックする。

メニュー内「ファイル情報」から「ロック」を選択します。

確認画面でも説明されますが、
”編集者” 権限をもつユーザーはロックを解除できますが
それ以外の権限を有するユーザーは編集やコメントをロック後はできなくなります。

ロック後は鍵マークがシート名の横に付きます。



次は、ロック後の相手視点でシートを見てみましょう！

【　編集者権限がないユーザー　】
閲覧者や閲覧者（コメント可）のユーザーの視点です。

閲覧者においては、もともと編集できない権限であるため
シート内に変化は特にないですが

閲覧者（コメント可）視点の画面では、
コメントのみ から ロック中 に変化しました。

【　編集者権限があるユーザー　】
シートを開くとロック中であることと
解除して編集する選択肢が表示されます。

こちらの表示を逃してしまっても
上部メニューバー「ファイル」内に「ロック解除」がありますので
編集が可能です。

ロック解除後は
鍵マークが消えるので、再度ロックをしなければなりません。



さて、いかがだったでしょうか。
こちらの機能は自分ひとりの場合でもできるので
誤って編集しないよう、予防策としても活用いただけます！

ぜひこちらの機能を利用して
快適なスプレッドシートライフをお過ごしください

2024年7月1日

【Apps調査隊】スプレッドシートで作成したグラフをドキュメントやスライドで活用する方法

 Apps調査隊 の小金澤です。


6月26日に Webセミナー動画のご案内を配信させていただきました！
今回は Google chat をテーマにご紹介をしております。

お役立ち情報満載ですので、ぜひ ご視聴ください！

Google Chat 仕事のやり方が変わる３つの方法
※ YouTubeサイトに接続されます。


今回ブログでは Google チャットとは関係ないグラフについて
ご紹介してまいります。

タイトルにもあるように、スプレッドシートで作成したグラフを
ドキュメントやスライドに最新版で貼り付けられます！


まず、元となるグラフを Google スプレッドシートで作成します。

次に、Googleスライドにグラフを挿入していきます。
上部メニューバー「挿入」⇒「グラフ」⇒「スプレッドシートから」の
順に選択をしていきます。

「グラフの挿入」から使用したいグラフがあるスプレッドシートを選択し、
 挿入 をクリックします。

そうしますと、スプレッドシート内にあるグラフたちが表示されます。
※ 複数作成していた場合


グラフを選択しましたら インポート をクリックし
貼り付け完了です。

ここで便利ポイント！

その１
もととなったデータを確認したい場合、
グラフ内の三点リーダー（︙）をクリックします。

項目「ソースデータを開く」をクリックすれば
グラフを引っ張ってきたスプレッドシートが展開されます。


その２
グラフの値が修正されたり追加されたりと
何かしらの変更点があった場合、
Google ドキュメントに貼り付けたグラフに”更新”と表示されます。

こちらをクリックすると、最新データに置き換わります！


さて、いかがだったでしょうか。
Googleドキュメントでも同様の手順で
スプレッドシート内にあるグラフを貼り付けることができます。

ぜひ、最新データを駆使しブイブイ言わせましょう！

2024年6月17日

【Apps調査隊】Google Gemini について調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。


6月も もう下旬に差し掛かってきましたね。
突然の雷雨はあるものの、梅雨というより夏の気分です。

ただ6月にエアコンは早いのではという固定概念により
暑いのに冷房をつけられずにいます。
扇風機は抵抗ないので、ガンガン回していこうと思います。


さて、皆様お気づきかと思いますが
Google Bard（吟遊詩人）から Google Gemini（双子）に変わりました！

 　

人数が増えたことによりダブルチェックされるようになったのでしょうか。
言葉が以前より滑らかになった印象です。

〈Google Bard 時代〉

〈Google Gemini 時代〉


個人的には
Google ヘルプ記事の URL がきちんと存在しているものを
貼り付けてくれるようになってくれたことが凄くポイントが高いです。


また、そのほかの違いといたしましては
画像生成、コード作成などができる、対応言語が増えたりと
以前よりもパワーアップしました。


Google Bard でできなかった機能の一つに「画像」があります。
英語版では実装されておりました『画像検索』は
Google Gemini で日本語版も使用できるようになりました！

使い方としては、Gemini ホーム画面の検索バーに
「画像をアップロード」を端末に保存されている画像を選びます。

画像を選択後は聞きたいことを入力します。
※ 先にテキストでも問題ございません
送信を押せば、Google Gemini が回答してくれます。


検索の他に、生成も可能です。
ただし、「人」に関しては一時期 生成ができましたが
現在は 機能の向上を図っているためご利用できない旨を伝えるメッセージが表示されます。

「動物」を描く指示の場合は問題なく生成されます。


Google へ「他に生成できないモノありますか？」と聞いたところ
現時点では「人」以外に確認されていないそうです。

AI にとって人体って難しいのでしょうね。
私も写生は苦手です。


なお Gemini は、現在日本語でのプロンプト入力に対応していません。
なので、生成時は英語の指示が必要です。

【 例 】

「Generate an image」（画像を生成）

「Generate it by following the command below:」
（以下のコマンドを実行して生成します。）


画像の利用方法について、Google からは
「御社の法務部や弁護士などにご相談をして利用してください」
とのことでした。

不特定多数に公開をする広告やホームページに利用される際は
お気をつけください。

他の規定については下記ヘルプ記事をご参考ください。


さて、いかがだったでしょうか。
前身の Google Bard サービス開始から1年ちかく経ちますが、
もうこんなにも進化を遂げているのかと技術の進化に戦慄します。

進化が早すぎて追走するのも一苦労なので、
少し調査結果はタイムリーではないかもしれませんが
皆様へ結果報告していく所存です。

2024年6月4日

【Apps調査隊】Meet で行うプレゼテーションについて調査してみた！

 Apps調査隊 の小金澤です。

いつものように、ブログのネタ探しのため
Google 公式から発表されているアップデート情報を確認していました。

その中で Meet 中に書き込みができるようになったと発表がありましたので、
紹介をせねば！と今回 取り上げてみました。
（お送りしているメルマガにも掲載しております！ぜひご確認ください！！）


今回発表された機能は「アノテーション」というのですが、
Annotation は 注釈・注記 という意味です。

方向性 を示す接頭辞の「ad」と
ラテン語で 書き込める の意「L.notare」が合わさって
『何かに向かって書き留める』から「注釈、注記」となったらしいです。

自国語以外の言語を学ぶのは大変で難しいですが、
由来を知るとスムーズに学べている気がしてます。
話せるかは別問題ですが。


さて、アノテーションの主な機能は 4つ ございます。

①　ステッカー

②　書き込み

③　付箋

④　図形


なお、ご使用にあたりこちらの機能は
Chrome バージョン 124 以降のブラウザで利用が可能です。

Microsoft Edge および FireFox の Web ブラウザにつきましては、
対応していないのでご注意ください。

▲項目「アップデートの有無と現在のブラウザ バージョンを確認する」


①　ステッカー 

絵文字を貼り付けることができます！

アノテーションは三社全員に表示されます＜ステッカー

文章を強調したいときなど、絵文字を貼り付けることにより
目立ちますね！


②　書き込み 

手書きの書き込み、一時的に強調したい時に書き込める機能となります。
デフォルトで緑色になっているため、見にくい場合は他の色へ変更できます！


③　付箋 

手書きが場面にあっていないときなどにテキストを貼り付けられる。
「付箋」をクリック（選択）後は、置きたい場所にワンクリックをします。

書き終わりましたら、適当なところをクリックしますと
参加者の画面に付箋が表示されます。


④　図形 
丸形以外にも図形があり、
画像のように「線」を強調線のように使うことも可能です！


こちらの機能は、自分（画面共有者）だけでなく
許可をすれば共同で作業が可能です！

全員を表示 ＜ その他の操作 ＜ 共同アノテーション作成者として追加

参加ユーザーにカーソルを合わせる ＜ その他のオプション
 ＜ 共同アノテーション作成者として追加



さて、いかがだったでしょうか。
こちらの機能を使用することにより、
臨場感あるプレゼンができるのではないでしょうか。

ぜひ魅力を感じた方も興味が湧いた方も使用してみてください！

2024年5月20日

【Apps調査隊】再掲！2024年サードパーティ アプリ Google のログイン方法改変について

 Apps調査隊 の小金澤です。

6月が近づくと、大学時代に友人と長谷寺へアジサイを見に行ったことを思い出します。
とても綺麗で観光客が多かったです。
江ノ島水族館も楽しかったです。ここも観光客が多かったですが。


そんな6月ですが 15 日（土）に
ユーザーが各自の個人アカウントで安全性の低いアプリ（LSA）への
アクセスの有効 ・無効を切り替える許可ができなくなります。

▶ 安全性の低いアプリへのユーザーのアクセスを管理する


復習となりますが [前回：https://njc.bz/RRrLC]
OAuth  (オー オース) とは ユーザーの認証情報を共有することなく、
ユーザーに代わって他のアプリケーションがリソースにアクセスできるようにするための仕組みです。

もう少し詳しくいうと、ファーストパティ（Google アプリ） と
サードパーティアプリ（Google 関係外） が連携しようとした際に
その都度ユーザー許可を求めてくる認証を OAuth  認証といいます。


この OAuth  (オー オース) を導入する対応が一番ですが、
それに対応していないアプリを使用したい場合は、
アプリパスワードをご活用いただくこと が推奨されております。

▶ 参照：項目「アプリ パスワードを作成、使用する」
https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=ja

【 例 】
OAuth に対応していない端末やアプリの設定にて、画像のように
生成した 16桁のパスワードを入力します。

　OAuth  (オー オース) の注意点　
もちろんのことながら
怪しいと思ったアプリについては、許可をしないようにしてください！

きちんと許可した情報がどのサービスへ渡されるのか、
許可した場合どのように連携されるのか、利用規約などを読み
理解してから許可しましょう。

一度認証したあとにオフにする方法は、
基本的に該当アプリの設定から行えますが
場所が見当たらない時は、そのアプリのヘルプから探してみましょう！



さて、いかがだったでしょうか。
Gmail のセキュリティも強化され、対応に追われてんやわんやと存じますが
使用アプリの OAuth  認証の確認も、恐縮ですがお願いします！

2024年5月7日

【Apps調査隊】Google カレンダー（リソース）の限定公開・予約について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。


今年のゴールデンウィークも間に平日がある連休でしたね。
皆様いかが過ごされましたでしょうか。

私は、コートをクリーニングにやっと出したり、
放置していたトイレ掃除もしたりで大きな仕事は済ませられたと思います。

X でバズった料理を作りたかったですが、気力はなかったです。
怠惰最高です。


さて、今回は Google カレンダー についてご紹介をしていきますが、
社内であっても

「機密事項のため、他の方へ予定を詳しく見せたくない」

「自分たちの部署だけで予定を作成したい」

などあるかと思います。
そのような場合は、予定のアクセス権限で実現可能です！


自分自身のカレンダーでも設定は可能ですが、
おそらく ”会議室” で多く使用されるかと思いますので
そちらを例にご紹介していきます！

ーー
カレンダーのリソースを作成したことがない場合は、
下記ヘルプ記事を参考に作成してみてください。

▶ ビルディング、設備や機能、カレンダー リソースを作成する
※ 手順１ と 手順３ をご参照ください。
ーー


まず、特権管理者アカウントで
Google カレンダー（https://calendar.google.com/）を開きます。

該当のカレンダーにカーソルを合わせ、
︙［オーバーフローメニュー］をクリックします。

メニュー内「設定と共有」を選択後、「予定のアクセス権限」にて
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示） を選択します！

項目「特定のユーザーまたはグループと共有する」には
予約作業を請け負うユーザーを追加していきます。

では実際の画面を見てみましょう！


まず、予定を作っていきます。
※ 作成者をリソースに指定することを忘れないようにご注意ください！ ※

作成し終えたので、ゲストの 一郎さん の画面を見てみましょう。

メンバーと内容が確認できますね。
では、次に ゲストではないアカウント で確認してみましょう。

予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示） に設定したので
「予定あり」とだけ表示されます。

ちなみにですが 予定の表示（すべての予定の詳細） で作成した予定を
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示） へ変更すると
きちんと「予定あり」に変わります！



さて、いかがだったでしょうか。
社内といえど非公開にしたい予定の２つや３つあると思います。
その予定作成時に、ぜひご活用ください！
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