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2025年3月25日

【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について また 調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です！

気温が上がったり下がったり、天気も晴天、雨天と
季節の変わり目を感じますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
春風を感じるこの頃なので、私は花見をそろそろ始めたいところです。


桜の花がぽつぽつと咲くように
Google Chat がまた新しい機能をぽつぽつと発表しましたので
リニューアルした箇所をご紹介して行こうと思います！

① アンケート作成 
Google チャットでも簡単なアンケートを作成することができるようになりました！

ダイレクト メッセージ、グループ メッセージまたはスペースにて、
メッセージ欄に「/poll」または「@poll」と入力し、
メニュー内から 緑色のアイコン をクリック後、Enter を押します。

そうしますと、質問や選択肢を入力する箇所などが表示されますので
カスタマイズしていきます！
なお、選択肢は 10個まで書き出せます。

こちらがアンケートが完成した図です！


②会話を移動 

特定の DM やスペースにカーソルを合わせると︙（三点リーダー）が現れます。
こちらをクリック後に「会話を移動」を選択します。

「新しいセクションに移動」をクリックすると、
”セッション” が新規作成されるので名前を設定します。

設定後 ✓（チェック）や Enter を押すと、
特定の DM やスペースが命名したセッションに移動します。

DM またはスペースにカーソルを合わせ ︙（三点リーダー）をクリックすると
「新しいセッションを作成」の項目が表示されます。
こちらはセッションのみ作成したい時に便利です！

セッションや特定の DM ・スペースは
ドラッグアンドドロップでも移動できます！



③チャットボード 

メッセージ画面右上にある「ボード」アイコンですが、
こちらはメッセージを掲示板の張り紙みたいに固定する機能です。

ただしスペース管理者側で、
スペース設定 > 権限 > スペースボードと詳細の変更　にて
ボードを更新できるユーザーを制限できます。

なお、固定したあとは下記のように履歴が残ります。



④会話の許可 

今までメッセージのやり取りをしていないユーザーから
メッセージを受け取った場合、承諾の有無が表示されるようになりました。

承諾していない相手からのチャットが入った場合、
ホームには表示されず、Google Chat 内「メッセージのリクエスト」から確認できます。

該当のユーザーをクリックすると、承諾の有無の選択が表示されます。
やり取りをして問題がないユーザーであれば「承諾」を
スパムややり取り不要のユーザーであれば「ブロック」をクリックします。

ブロックをした場合、
メッセージ送信者は受信者にメッセージを送信できなくなります。

ただし、ユーザー検索時に受信者・送信者ともに相手を検索した際、
メッセージを再度表示できます。
受信者はそこでブロック解除を行うこともできます。



さて、いかがだったでしょうか。
進化し続ける Google Chat ですが、うまく使いこなすため
ぜひ本記事を参考に活用いただければと存じます！

2025年3月10日

【Apps調査隊】削除ユーザーの Google アカウント取り扱いについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

3月が近づくにつれ気温が段々と春模様になったと思ったら
急に雪が振り始めて寒さが戻りましたね。

季節の変わり目は天候や気温が変化しやすいなんて言いますが、
衣替えが無に帰す対応すぎないかとどうしようもない文句を
空に向かって言ってしまいそうです。


さて、雪が降る天候ですが新年度が徐々に差し迫っておりますこの時期、
Google アカウントを削除したり追加したりの作業を行っているのではないでしょうか。

そこで今回は削除予定のユーザーアカウントに注目して
旧アカウントを新アカウントとして使用した場合のメリット・デメリットを発表していきます！


☆ Google アプリのデータ保持（メリット）　

まず「旧アカウントを新アカウントとして使用した」とは
既存アカウントに新しいユーザー名とメールアドレスを上書きした状態を指してます。

管理コンソール「ユーザーの更新」※1 にて、
ユーザー名やメールアドレスを変更した際に
該当ユーザーは新しいアドレスでアカウントにログインできるようになるのはもちろん、
以前のアドレスに関連付けられたメール、ファイル、データに引き続きアクセスできます。

※1　ユーザーのメールアドレスを変更する
項目「パターン 1: ユーザー名を変更する（アドレスの前半部分、@ の前のユーザー名）」参照

加えて、権限も継続して新ユーザーが使用できます！


☆ Google アプリのデータ保持（デメリット）　

ただし、予備のメールアドレスに旧メールアドレスが登録されるため
新しいアドレス宛てのメールも、古い（エイリアス）アドレス宛てのメールも、
ユーザーの同じ受信トレイに届きます。


☆ ログイン方法（デメリット）　

旧ユーザーがログインしていた環境（Wi-Fi, 端末...）と
新ユーザーのログイン環境が異なっている場合、
認証コードが旧メールアドレスに通知がいくことがあります。

その時は特権管理者側で「ログイン時の本人確認を10分間無効にする」をし、
ログイン後に該当ユーザー側で Google アカウント にて
電話番号や再設定用のメールアドレスを登録してください。


いかがだったでしょうか。
人の異動が多い時期だからこそ、手間を省けるところは省いていきたいですよね！

ぜひ、こちらのメリット・デメリットをご活用ください！

2025年2月21日

【Apps調査隊】変数 × Gmail について調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

季節の変わり目ですね。風がとても強く吹くものですから
髪の毛がヘッドバンギングした後みたくボサボサになります。
乾燥も相まってよけいボサボサヘアになり面倒くさいです。

早く気温や気候が安定してほしいところです。


皆様は Google スプレッドシートの変数はお使いになられたことがございますでしょうか。
※ Google スプレッドシートの「変数」機能は Business Standard 以上でご利用いただけます※

スマートチップが新機能として導入された際に一度ご紹介をさせていただきましたが、
今回はこちらを応用した機能を紹介していきます！

★過去の記事★【Apps調査隊】スマートチップについて調査してみた


変数と掛け合わせるのは、メールの下書き作成機能です！
（メールの下書き機能は Business Starter でも使用できます）

では早速、Google スプレッドシートを起動しメールの文面を作成していきます。

 作成方法（メール文面） 

メニューバー内「挿入」→「構成要素」→「メールの下書き」の順にクリックです。

文面がだいたい作成できましたら、
変数を入れたい箇所にカーソルを置きます。
（今回はオレンジ色の箇所に変数を入れていきます！）


 変数の導入 

メニューバー内「挿入」→「スマートチップ」→「変数」の順に
クリックをします。

「変数」をクリックすると「+ 新しい変数を挿入」が表示され
そちらもクリックするとカーソルを乗せた箇所に『変数１』が表示されます。
※名称変更可能です


始めに挿入した箇所以外にも同じ変数を入れたい場合は、
右のメニューバーから選択していきます。

右メニューバー内の該当変数にカーソルを合わせると、
ゴミ箱やペン、挿入が表示されます。

変数を入れたい文面にカーソルを置き、「挿入」ボタンをクリックすれば完了です！


 変数の値 導入 

変数を入れ終わりましたら、次は変数に値を入れていきます！

文章中にある変数をクリックすると、文字の入力バーに変わります。
そちらに文字を入力すれば、同じ変数にその文字が反映されます。


 メールの送信方法 

 宛先  の左にある M をクリックすると、自動でメール下書きタブが起動します。

あとは通常通り、宛先にメールアドレスを入力し送信を押せば完了です！

もし、タブを閉じてしまったり他のタブへ移動してしまったりしても
下書きタブはPC内画面に独立して残ります。
加えて、ログインをしているアカウントの Gmail「下書き」トレイに保存されます！


こちらのメールテンプレート、共有ドライブに保存をしていれば
メンバーどなたでもテンプレートを使用して送信することができますので
今回はこの担当者で送信なんてできちゃいます。

冒頭で申し上げたように
メールの下書き機能は Business Starter でも使用できますので
こちら単体でも、ぜひご活用ください！

2025年2月10日

【Apps調査隊】Keep について調査してみた　後編

Apps調査隊の小金澤です。

大寒波が到来ということで毎朝起きるのに一苦労しており、
出勤時も頬に当たる風や空気が冷たくて肩がこりそうです。

咳をしている方をよく見かけるようになったので、
皆様も温かく風邪に気をつけてお過ごしください。


さて、前回に続き Google Keep についてご紹介させていただきます。
今回は残りの ⑤リマインダー、チェックリスト についてです！


⑤-1 チェックリスト 
チェックボックスの活用方法として、タスク管理や持ち物リスト、
プライベートでは買い物リストとして役立ちます。

メモの作成画面で [新しいリストを作成] や
メモを展開した時に表示される ︙（三点リーダ）内にある
[チェックボックスを表示] をクリックすることで作成ができます。


 To Do リストとの違い 

今は Google カレンダーの一部となっている To Do リストですが、
役割が似ている Google Keep と比較していきます！

★共有 
To Do リストはタスクを共有できず、個人向けとなっていることに対し、
Keep は他ユーザーと共有できます。

★分類分け 
keep はラベルを使用し、細かく分けられます。

「背景オプション」で色付けが可能なので、
どのメモがどの分類に属するのか視覚で確認しやすいです。

To Do リストも分類できますが、スターとそれ以外や
内容ごとにリストを作成する方法になります。


⑤-2 日付指定（リマインダー）

時間になったらPC画面にポップアップと Keep 内に通知が表示されます。

To Do リストも日時設定ができますが、
30分区切りの時間設定になります。


通知された後は、
Keep はピン留めをしていれば時間を過ぎても確認できますが
To Do リストは完了されるまでカレンダーに居残ります。



いかがだったでしょうか。
気軽に使える便利なメモアプリですが、テキスト抽出やチェックボックス、
通知など様々な機能を持っている Google Keep。
ぜひ皆様もご活用ください！

2025年1月27日

【Apps調査隊】Keep について調査してみた　前編

Apps調査隊の小金澤です。

もう1月が数日で終わってしまう現実を受け入れられません。
ですが！　2月といえばチョコレートフェアの季節で、
チョコ好きにとって嬉しい月がやってきます。

情報を知ったのが遅く販売が終わってしまっていた、
抽選に外れて購入できなかったなどのチョコレートたちを
昨年から書き出し、公式サイトなどをフォローしていたので
今年は買い逃しは少ないさそうです。

ただ調子に乗って、買い過ぎと食べ過ぎに注意したいところです。



今回は Google Keep の魅力についてご紹介します。
まずはGoogleKeepでできることについて。

① メモ機能

②画像のテキスト抽出

③画像の編集機能

④Google ドキュメントへコピー

⑤リマインダー、チェックボックス


 ① メモ機能 

① メモ機能 は画面に「メモを入力...」とあるので直感的に使用できると思いますが、
こちらのメモに画像を貼り付けることができ、
その画像にある文字を抽出したり、マーカーなどで目印をつけたりという
編集機能が備わっています！

方法としては、「画像付きの新しいメモ」ボタンや「画像を追加」ボタンをクリック、
またはコピーした画像を Keep メモに貼り付けます。


 ②画像のテキスト抽出 

画像を貼り付けた後、︙（三点リーダ）をクリックし
「画像のテキストを抽出」を選択すれば
Keep メモの本文に文字が書き出されます。

 ③画像の編集機能 

画像内にマーカーなどの目印をつけたい場合は、
貼られた画像をクリックし、画面右上にペンマーク（Edit drawing）が表示されるので、そちらをクリックすると編集画面になります。

編集マークは左から、
・書き込みの移動
・消しゴム機能
・太さが異なるペン
・太さが一定のペン
・マーカー
・グリッド アイコン
・元に戻す
・やり直す
・三点リーダ

になります。


三点リーダ内の「新しい図形描画」とは、ページを追加することと同義です。
追加できるページ数は、ストレージ容量が許す限り
いくつでも画像を貼り付けることができます。

編集し終えましたら「←」を選択すると Keep の画面に戻り、
編集した内容が画像に反映されます。


 ④Google ドキュメントへコピー 

Keep メモの三点リーダ内に入っており、
名前通り、Keep メモの内容を Google ドキュメントに書き写す機能です。

こちらを選択後は、Google ドライブのマイドライブへ
誰かと共有が可能な状態で格納されます。
※共有にユーザーを追加しなければ、どなたにも共有されません

Keep メモのタイトルをつけなかった場合は、
「Google Keep ドキュメント」で格納されます。

あくまでも、”コピー” のため
Keep やドキュメントで編集された内容は反映されません！
ご注意ください。

使いどころとしては、
アイデアの共有や深堀、プレゼンテーション資料の清書などに活用いただけると思います。



さて、残りの ⑤リマインダー、チェックボックス については
ページ数が足りなかったため次回ご紹介させていただきます。

To Do リストとの違いと併せて書く所存のため
気になる方はぜひ次回も閲覧ください！

2025年1月10日

【Apps調査隊】共有ドライブについて再調査してみた！

Apps調査隊の小金澤です。

遅いご挨拶となりましたが、明けましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

今年の冬季休暇は休暇を満喫できましたでしょうか。
年末年始にお仕事をされていた方々は、本当に頭が上がりません。
切実にこれからゆっくり休んでいただきたいです。


さぁ新年最初の記事は、共有ドライブについてです！
9月にも取り上げているのですが
さっぱりとした解説だったので再度解説をしていきます。


まず 共有ドライブ とは、
複数人のユーザーが複数のフォルダやファイルを同時に共有できる
チーム用ドライブのことです。
Google ドライブを開いたとき、マイドライブの下にいます。

名前が似ている 共有アイテム は
マイドライブ内や共有ドライブ内にあるフォルダやファイルを指し、
ファイル作成者はオーナーに位置づけられます。
※反対に共有ドライブは、
　フォルダ作成者やそのメンバーが ”編集者” となりオーナーがいません。

【 共有アイテム 】
フォルダ自体とその中に入っているファイルは
オーナー、編集者、閲覧者 と分かれます。

【 共有ドライブ 】
共有ドライブ自体の権限の割り振りは
管理者、コンテンツ管理者、投稿者、閲覧者 の4つに分かれます。


外部との共有について

【 管理コンソール（https://admin.google.com/）で必要な作業 】

★ 一部ユーザーだけ外部共有をしたい場合は、外部共有専用の子組織部門を作成ください。

★ 共有ドライブの作成にて、『[組織名] 内のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります』にチェックを入れてください。

★ 共有オプションにて、『アイテムを共有することを許可する』にチェックを入れてください。

許可リストの場合

オンの場合


gmail.com 以外の Google Workspace を利用していないドメイン
（Google アカウントではないドメイン：yahoo.co.jp、outlook.jp...）は、
基本 Google ドライブを利用できません。
そのため、メンバーになることやファイルの移動・削除は不可です。

ただし Business Starter 以上に限り、
Google アカウントを持たないドメインユーザーでも
共有ドライブ内にフォルダ・ファイルを追加作成できたり
アップロード・ダウンロードできるサポート機能があります！

※フォルダ作成後に再度編集をする場合、
　一度ログアウトしていただく必要があります。

先方へ共有をした際は、通知をした方が分かりやすいと思いますので
ぜひご検討ください。



さて、共有ドライブについて理解が深まったでしょうか。

最近の Goolge は新機能を次々と導入してくるので
ご案内した内容が以前のと異なってしまうことがあります。
誠に申し訳ございませんが、あらかじめご容赦ください。

皆様の Google Workspace 生活に少しでもお役に立てたら幸いです。

2024年12月17日

【Apps調査隊】まとめ！2024年にご紹介した記事について

 Apps調査隊の小金澤です。


1週間と少しを残して新年になりますね。
今年がどのような1年になるのか1月に確認した気がするのですが、
忘れてしまったのでネットで調べてみたら
焦りは禁物。急がば回れの年になるとのことでした。

確かに思い返してみれば、今年いち聞いた言葉は「冷静になって！」です。

2025年の運勢もついでに調べたところ、上半期は場当たりな行動に走りがちとありました。
来年も引き続き冷静に慎重にを心がけていく所存です。


さて、今回はタイトルにもありますように
2024年にブログで取り上げた中で、多く読んでもらった記事をご紹介させていただきます。

まず、一番多く読んでいただいたのは
【Apps調査隊】Google スプレッドシートの ロック について調査してみた！
です。

編集権限がある・なしに関わらず、
Google ドライブに格納されているファイルを編集させない機能です。

こちらのロック機能は、編集権限がある方のみロック解除できます。
ただ自動で編集できない状態に戻らないため、再度ロックして頂く必要がございます。

誤って編集しないようにする、編集を締め切るときなどに
活用いただけますので、詳しく知りたい方は下記リンクをクリックください。


次に閲覧数が多かった記事は
【Apps調査隊】Google チャットのリニューアル箇所について調査してみた　２！
です。

こちらの記事では、
個人とのビデオ通話、スターを付ける、アクティブなスレッド
を紹介しております。

2! とあるように第1弾もあるのですが、こちらでは
”返信で引用” 機能、ファイル・タスク（現在は "共有中" と表示が変更されています）
を紹介しております。

こちらの記事以降、様々な機能が追加され
個人チャット右上にある「ビデオ通話を開始」ボタンは、
クリックするとマイクやカメラの使用を許可を要求するタブが出ますが
今後は受話器マークに変わり、音声のみの Meet を選択できるようになるそうです。

▶ （英語版公式ブログ）Google Workspace Updates - November 27, 2024

また、最近では12月4日の Google Workspace アドバイザリサービス News! 内
３）FAQ&Tips! でご紹介させていただきました
Google Chat内の自身の発言表示について ！

こちら、自身のメッセージも左にまとめられた新仕様です。
▶ Google Chat で最小モードを使用する

実はあとから知ったのですが、
Gmail 経由の Google Chat でも設定ができるのです。

Gmail の画面内にある歯車マークをクリックし、
「クイック設定」内の『表示間隔』を ”最小” にしますと
左側に寄ります！

ただ、すごいと感心するのですが
見慣れない画面なので私は従来のモードで使用してます。


さて、いかがだったでしょうか。
今年もさまざまな記事を発信させていただきましたが
皆様のお力になれましたでしょうか？
来年も引き続きチェックいただけますと幸いです。

どうぞ、体調にお気をつけて よいお年をお迎えください。
来年も Apps調査隊 をよろしくお願いいたします！

2024年12月3日

【Apps調査隊】Gmail の情報保護モードについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

立冬の前後ぐらいから気温がすっかり冬になりましたね。
秋にやっておきたかった、秋グルメを食べる・長袖一枚やGジャンを着て出かける・月見を楽しむ等々 昨年よりできたと思うので
今年も冬らしいこと（鍋、ニット帽コーデ、猫と暖をとる）を
思いっきり楽しむ所存です！

体調不良も風物詩ですが、
そちらは経験をあまりしたくないので気をつけていきたいです。
皆様もご自愛ください。


今回は Gmail の情報保護モードについて調査しました！

こちらは Gmail の機能のひとつで、
新規作成時の送信横にあるメニューバー内にいます。


こちらを使用することによって、メールの有効期限を設定したり
受信者側でメールの転送、コピー、印刷、ダウンロードをさせないように
することもできます。


早速 作成方法から解説をさせていただきます！
まず、通常通りメール文を作成していきます。
※ モード後も編集が可能です

次に、鍵マーク（情報保護モードを切り替え）をクリックし
有効期限やパスコードの有無を設定していきます。

[SMS パスコードを使用しない] を選択した場合、
Gmail アプリを使用している受信者は、直接メールを開くことができ
Gmail を使用していない受信者には、パスコードがメールで送られます。

[SMS パスコード] を選択した場合、
受信者の電話番号あてにテキスト メッセージでパスコードが送信されます。
自分の電話番号ではなく、受信者の電話番号が入力されていることを確認してください！



さて、次は受信者側の画面ですが
[SMS パスコードを使用しない] を選択した場合は
通常のメールとほぼ同じ画面で届きます。

違う点としては、「メッセージの有効期間は0000/00/00です。」と
期限が表示されているところです。

[SMS パスコード] を選択した場合は、
閲覧前にワンクッションが入ります。

画面の指示に従い、パスコードを送信・入力していきます。
メールが閲覧できるようになったら、
[SMS パスコードを使用しない] と同じメール本文になり
期限日が見えるようになります。


最後に、期限が切れたときのメールですが
受信者にはこちらのように表示されます。

こうして機密性が保たれるわけですね！



さぁ、いかがだったでしょうか。

ファイル転送サービスで書類を送ることが多くなった最近ですが
そちらからダウンロードする際のパスを先方へ提示するとき
こちらは方法の一つとして役立つのではないでしょうか。

ぜひ、いろいろな場面でお使いください！

2024年11月18日

【Apps調査隊】Google フォームと連携しているスプレッドシートについて調査してみた！

Apps調査隊 の小金澤です。

Google 公式のアップデート情報（日本語版）が 現在滞っておりますが
私は英語版を翻訳して内容をたまに確認しております。

ただ、ページの読み込みと翻訳するための読み込みで
ページ全体を閲覧できるまで少し時間がかかるので
不自由さを感じているこの頃です。

加えて、アップデート情報をメルマガに記載するためにまとめているので
これから大量に来るのかと凄く身構えております。

今回ご紹介するのは、
Google フォームと連携しているスプレッドシートについてです。

お使いの方はもうお気づきかと存じますが
Google フォーム作成後に新しいスプレッドシートを作成すると
自動で表が作成されます。

あまり見慣れない表なので、恐らくどうやって使うのか悩んでいる方が多いと思います。
今回はこちらの表について一番の特徴である
グループ化ビュー と フィルタービューについて掘り下げていきます！



まずこちらは、質問ごとに回答を抽出できる方法でございます。
ツールバー内「フィルタ表示」より グループ化ビュー と フィルタービュー を使用します。

 グループ化ビュー 
回答が記載されている表内にセルを合わせ
「フィルタ表示」をクリックと分類ができます。

ビューを確認し終えた後、「保存しますか？」と出ますが
保存すると「～　で分類」と保存され（名前変更可）、
保存をしなければ「～　による一時的なグループ」として履歴が残ります。


 フィルタービュー 
グループ化ビューと同様の手順で、表にフィルタを追加できます。
フィルタビュー作成後、バツ印をクリックすると保存しなくても消えます。

保存をすれば「フィルタ1」となり（名前変更可）、
保存をしなければ「一時的なフィルタ」と履歴に残ります。

こちらの保存した場合としなかった場合の違いは
オプションの種類です。

保存をした場合は、名前の変更や複製ができます。

一方、保存しなかった場合は選択肢が２つのみとなります。


さて、色々グループ化やフィルタを作成したら
現状、履歴がたくさん表示されているかと思います。

こちらをリセットさせたい場合は、
メニューバー内「データ」→「ビューのオプション」
→「タブ内のすべてのビューを削除」　の順で選択をしていきます！

そうしますと、まっさらな状態になりますので
（ ※ まっさらな状態 = 保存したビューがなくなった状態 ）
抽出したいものを改めて作成するのに最適です！



いかがだったでしょうか。
ここで紹介しきれなかった機能はたくさんあると思うので
ぜひ皆様でも新機能探してみてください！
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