【Apps調査隊】2020年について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

2020年も残りわずかとなりました。
今回は、今までご案内してきたことの総集編でお送りいたします。
テレワークに役立つ過去記事を中心にまとめました。

【重要】

G SuiteはGoogle Workspaceへ進化します。

▶現時点での変更点

【人気機能別まとめ】

■GoogleMeet

▶GoogleMeetの使い方

基本的なところですがおさらい。

▶部屋を気にせずビデオ会議する方法

地球にいながらまるで宇宙からMeetに参加しているような見た目にできます。

■Googleドライブ

▶オフラインモードについて調査せよ。
基本オンラインが前提ですが、自宅の回線不調や電波の届きにくいところで仕事する時に。

▶アップデートされしスプレッド、ドキュメント、スライドについて調査せよ。

▶セルの色でフィルタできるようになった報告

食わず嫌いしないであげてほしいGoogleの機能たち。

▶ドライブファイルストリーム

個人的にはあんまり好きじゃないです。

■Gmail

▶Gmailの活用について調査せよ。

アーカイブ機能は使われていますか？

対応済のメールはアーカイブしておけば受信トレイがスッキリし、見落としが減ります。

私は業務用アドレスで実際に利用しています！

▶メールがブロックされないための小技

待てど暮らせどこないメール、ブロックされてるかもしれません。

▶メール送信日時指定について調査せよ。

中途半端な時間に送りたくないメールマガジンや始業時間前のメールは

送信日時を指定して送ると便利。

▶Gmail迷惑メール対策について調査せよ。
放置が一番よろしくないです！

▶情報保護モード

時間が経つと字が消えるペンって昔流行りましたよね。デジタル版です。

【その他テレワーク全体まとめ】

■管理者向け

▶小ネタ

ちょっとした小ネタですが知っていると便利な管理者向け小ネタです。

▶監査ログ

特権管理者さん向け。

▶二段階認証
▶セキュリティインシデントについて調査せよ。

二段階認証のすすめ。二段階認証（2要素認証）をとにかく導入してほしいです。

▶身を守るためのIT活用方法

迷惑メールを放置していませんか？

またいたずらメールの出処を調べる必要がある場合の対処法をご紹介しています。

■利用者向け

▶チャットの活用
会話が感染リスクの高い今だからこそ活用できるツールです。
※記事内のファビコンについて、書いてすぐに変わってしまいました。

　かなしいです。こちらで少し触れています。

▶Googleグループ活用方法

▶グループ小技

今、Googleグループが熱い。

チャットじゃ流れちゃうけど共有しておきたいこと（期限のあるアンケートなど）を

共有するときに重宝しています。

受信したメールに自動でラベルを貼っておけば後で探すときにも便利です。

▶Googleサイト活用方法

▶Googleサイトの機能

感覚的にサイトが作れてしまう機能です。HTMLなんて知らない。

社内ポータルや申請まとめサイトがあるととても便利です。

▶進化した不在通知について調査せよ。

至急確認が必要なのに連絡が帰ってこない！とやきもきしていたら相手が休みだった。

そんな悲劇を回避しましょう。

カレンダーに予定を書き込むのは自分以外のためにもなります。

・・・・

2020年も残りわずかですが、今までの記事でお役に立てていたら幸いです。

以上、2020年まとめでした。

良いお年をお過ごしください。

【Apps調査隊】身を守るためのIT活用方法調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。
少し前、また施設の爆破予告メールが流行りましたね。
もう少し前にはランサムウェアに感染して機密を漏らされてしまったりと
ITを活用した犯罪が多いです。

当社では中小企業向けセキュリティ対策

「あんしんプラス」シリーズも提供させていただいておりますが、

今日は自分を守るIT活用方法を紹介します。

ーーーー
１．脅迫メールが来た
２．スパムメールが来た
３．万が一に備えて
ーーーー

１．脅迫メールが来た

もし脅迫メールが来たらの対処法です。
※もちろん通報や安全確保が最優先ですよ！
おまわりさんにわたす証拠を取得します。

■メッセージヘッダーを取得しよう
ヘッダーとは
メールの各種属性情報（宛先、差出人、メッセージの用件、返信先など）を記録する部分です。
これからIPアドレスをを確認すると、普通のメールなら誰から来たものなのかを調べることができます。

■メッセージヘッダー採取方法
Gmail ウェブ画面
> 返信アイコンの横にある点三つのその他アイコンをクリック
> メッセージのソースを表示 > 「元のメールをダウンロード」をクリックしダウンロード

※送信日からなるべく早く取得しないと情報が失われていきます。
遅くても 5 日以内のものをご取得ください。
取得手順には以下のGoogle社ヘルプ記事をご参照ください。

ヘッダー全体からメールの経路を確認する - Gmail ヘルプ
https://support.google.com/mail/answer/29436?hl=ja

■ヘッダーを読み解いて経路を特定する

上で説明したヘルプ内の、こちらのページで特定します。
https://toolbox.googleapps.com/apps/messageheader/

手がかりになるものはすべて残せるように、受信からなるべく早く取得するといいと思います。

２．スパムメールが来た

いわゆる迷惑メールですね。
迷惑メールではないのに迷惑メールフォルダに入る場合は、
「迷惑メールではない」報告とホワイトリスト登録をお願いします。

■スパムメールのパターン
スパムメールにもいくつか種類があります。
・本文にURLを貼ってあり、クリックするとウイルスに感染する
・添付ファイルにウイルスが仕込まれている
・普通のメッセージが届いており返信で有効なアドレスを確認する
・架空請求
などです。

中には思わず吹き出す面白い文章が書いてあるものがあり、
つい開きたくなりますが相手にしてはいけないものです。
名文につられて読むうちにメールに対して警戒心が薄れてしまい
うっかり添付ファイルやURLを開いてしまう確率もあがります。
そっと迷惑メール報告をして削除しましょう。
（会社内で迷惑メールの対応手順があればそちらで対応お願いします！）

■スパムメールを拒否する
・シンプルに迷惑メール報告

チェックを入れて報告アイコンをクリックすると次回から迷惑メールに振り分けられます。

・アドレスをブロック

※開いてからでないとこのメニューは出ませんので奥の手です。

参考ヘルプ
https://support.google.com/mail/answer/8151?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja

■URLをクリックしてしまったら
もしうっかりURLをクリックしてしまったら、たとえすべて読み込めていなかったとしてもすぐに通信を切りましょう。
Wi-Fiも有線LANもテザリングも全部切ってPCをスタンドアロンにしてください。
ウイルスに感染してしまったら社内のネットワークでつながっている他の人にも被害が及ぶ場合があります。
その後ウイルススキャンなどの対応があると思いますので、すみやかに担当部署まで連絡しておまかせしましょう。

３．万が一に備えて

ウイルスもかかるときはかかります。

情報漏洩もするときはします。

自分が原因でなくても、誰かがウイルスに感染して漏洩した情報の中に自分の情報が

入っている場合にアカウントを乗っ取られることもあります。

不正アクセスを防ぐためにも二段階認証を導入して備えましょう。

被害にあわないように自衛することと同時に、被害を最小限にする対策を覚えておくことで

重大すぎるインシデントから身を守りましょう。

以上、身を守るためのIT活用方法をご紹介いたしました。

【Apps調査隊】じわじわ変わったことについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

気づいたらG SuiteはGoogle Workspaceになっていたし、
管理コンソールもグループもデザイン（UIと言います）が変わっていたし、
ビデオ会議の背景に画像つけられるし、在宅ワークしているし。
2020年は色々と変化がありましたね。
ほぼ年末なので、ひっそりと変わっていった機能について紹介いたします。

ーーーー
１．変わったもの
２．サービス終了が近いもの
３．まとめ
ーーーー

１．変わったもの

なにもかも変わりましたね。

■管理コンソール

管理画面が全体的に変わりました。

グループの管理やユーザの管理など管理するもの全般が変わっています。

メニューがいつものところにない！というお問い合わせをいただきます。

（たまに本当にまだ実装されていないボタンがありますので、どうしても見つからないときはご相談ください。）

体感で多かった質問は「新しいコンソールでグループに外部ドメインの人を追加する方法」

でした。今回はこちらの紹介もします。

【グループメールで外部ドメインの人を追加する方法】

１．管理コンソール＞グループに入る。

※グループから入るとこのメニューは出てこなくなりました。

２．「フィルタを追加」のところに「グループアドレス」を入力し検索

３．該当アドレスをクリックし詳細ページを開く。

４．設定をクリックし、詳細から組織外のメンバーを許可する設定に変更する。

５．メンバーを追加

なお、ドメイン外アドレスを追加後にこちらの設定を元に戻してもすでに

参加しているメンバーには影響ありません。

■アイコン

先日チャットのファビコンの意味を解説しましたね。

数週間でこのように変わりました。悲しいですね。

自分宛てのメンションやDMが飛んでくるとこの赤い○が出ます。

ロゴが変わったのでアイコンの類全部変わってしまいました。

ちょっと寂しいですね。

■モバイル版チャットの既読

チャットの既読がつくと、相手が最後に読んだメッセージの右下に相手のアイコンが

表示されるようになりました。

こちらはWEB版では実装されていません。

■Google Currents

あまり馴染みないかもしれませんが、Googleの社内SNSサイトのようなものです。

今年「Google＋」の後継サービスとしてリリースされました。

２．サービス終了

【もうすぐ終了！】

■サイト

すっかり忘れていたのですが、旧サイトはサービス終了が目前です。

2021年末には完全に終了してしまいますので、残り一年で至急新サイトへ移行しましょう。

ポータルサイト等で利用している場合、そのままだとハングアウトの終了よりもはるかに

ダメージが大きいと思われます……！

【サービス終了】

■ハングアウト

ハングアウトは終了しました。

チャット、ミートも「ハングアウト」から「Google」になり、名前もアイコンも

新しくなってリリースされています。

３．まとめ

今年はIT技術が発達してから初のパンデミックで、混乱もありましたが働き方改革が

大きく前進しましたね。

Google先生も時代に合わせてGoogleMeetの機能を増やしたり、半年ほど無料で開放して

くれていました。

ウイルスが脅威でなくなったあとも在宅ワークと出社、好きな方を選べるような

環境と雰囲気をますます作っていけるといいですね。

以上、2020年に変わったGoogleのサービスについて紹介しました。

【Apps調査隊】部屋を気にせずビデオ会議する方法について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

人々はコロナによって在宅でも仕事ができることに気づいてしまいましたね。
更に家で仕事しやすく、急なテレビ会議でも部屋をなんとかする機能が実装されました。
今日はその紹介をしていきます。

ーーーー
１．背景ぼかし
２．背景変更←NEW！
３．まとめ
ーーーー

１．背景ぼかし

９月ごろから実装されていた背景ぼかし機能にお気づきでしたか？

カメラ映像内右下に注目

ここを押すだけで手軽に部屋の中にぼかしをかけてくれます。

さすがに部屋が荒れている様子はわかりますが、「何かあるな……」くらいの

見た目にぼかしてくれるので便利です。

急なテレビ会議もマスクと背景ぼかしがあれば乗り切りやすいのではないでしょうか。

私はChromebook使いなのでWindowsやMacユーザに一歩遅れて実装されました。

・・・・・・・・

上記を書いていたのが11/2。

本日11/4に確認したところなんと背景ぼかしの段階も選べるようになっておりました。

さらにChromebookでも念願の背景変更メニューが……！！

こんな生活感ダダ漏れの背景も

なんということでしょう

ぼかしの強さまで選べる細かさ。

２．背景変更←NEW！

ついにわたしのChromebookでも背景が変えられるようになりました！！！！

魅惑のボタン

背景ぼかしと同じところのメニューに、いくつか最初から画像が用意されています。

自前の背景を利用することだってできてしまいます。

デフォルト背景に浮かれる筆者と消えた小指

大雑把に背景を隠している印象で、細かいところは人体でも写りませんでした。

例）髪を手で持ち上げると髪は背景として認識されたりされなかったりまばらです。

実際にものを見せてのプレゼンであれば、ぼかしのほうが良いかもしれませんね。

また、背景は反転していましたので、

３．まとめ

これでMeetでも宇宙から会議出席ができますね。

私はめったに顔出し会議はないですが、次の会議は緑の服を着て挑んでみたいです。

社内会議で背景画像を面白くしておくことでメンバーとのコミュニケーションも
取りやすくなるのではないでしょうか。

ぜひともえらいひとたちが率先して使っていただけると、わたしたち部下も

話しかけるきっかけになるのでうれしいです。

以上、部屋を気にせずビデオ会議する方法について紹介しました。

【Apps調査隊】Google Chatについて調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

本日は社内のリクエストでChatについて紹介していきたいと思います。

ーーーー
１．基本的な使い方
２．アイコンの意味
３．応用
ーーーー

１．基本的な使い方

Chatでは、カジュアルに文章でのやりとりができます。

また、ダイレクトメッセージとチャットルームという２種類の使い方があります。

ダイレクトメッセージにも1対1、1対複数があります。

チャットルームはグループチャットのイメージです。

■1対1のダイレクトメッセージ

①左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックします。

②名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。

③ダイレクト メッセージを入力し、送信アイコン   をクリックします。

■1対複数のダイレクトメッセージ

①左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] > [グループ メッセージ] をクリックします。

②名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。

③連絡先を追加したら、メッセージ をクリックします。

④ダイレクト メッセージを入力して送信アイコン をクリックします。

■グループチャットを作成する

①左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] 

② [チャットルームを作成] をクリック、チャットルームの名前を入力し、作成 をクリックします。

  名前には絵文字も利用できます。

例えば、日時報告用のグループや緊急用グループなどを作成し利用できます。

■チャットルームにユーザーを追加する

チャットルームにユーザーを追加するには、 2 つの方法があります。

1.チャットルームにユーザーを招待する - メールでチャットルームにユーザーを招待します。

2.会話内で名前リンクを使用する - 「@佐藤」と入力すると、ユーザーがチャットルームに自動的に追加されます。

２．アイコンの意味

タブでChatを開いていると、タブのところにアイコン（ファビコン）が表示されますね。

常駐させておくと、たまに色が変わっています。

こちらの意味について解説していきます。

■緑

平和な時にはこのファビコンです。

自分に用がある人が今いないということです。

■ピンク

この色の時は「自分宛て」にメッセージが来た時に表示されます。

ダイレクトメッセージ、またはチャットルームでメンションがあった場合にこの色になります。

「Chat」と「どこのChatでメッセージがあったか」が切り替わって表示されます。

■水色

チャットルームで、特に自分宛てではないメッセージが書き込まれた時に表示されます。

開いているページが表示されるだけなので、どこのChatにメッセージがきているのかは

開くまでわかりません。

※ちなみに上記はモバイル版のアプリでは色が変わりません。

３．応用

■自分のメモ用チャットルーム

チャットルームを作る際に、メンバーを追加しなければ自分だけのチャットルームを

作ることが可能です。

こいつを

こうして

こうじゃ！！！！！！！

これでどんなに他の人からチャットがきても埋もれません。

使い方はユーザ次第！

スマートフォンからURLや写真をPCに共有したり、チラシの裏に書くようなちょっとした

メモを思いついたときに書いておいたりできます。

やることリストの清書はkeepのほうがおすすめですがこちらでもできると思います。

忙しいときにちょっとした電話がかかってくると腹立たしいですよね！！

それ電話する必要あった！？！？！？！ねえ？！？？？！？！！！！

リモート時代の新しい気遣いとして、いつでもどこでも返せるチャットを活用していきましょう。

テキストで履歴も残りますしね！

以上、Google Chatについて紹介しました。

【Apps調査隊】「重要ではあるが緊急ではない」のGoogleグループの活用方法を調査せよ。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

前回に引き続き、今回もブログの担当を任されました。

さて、わたしも経営層であり、管理職であり、編集長でもありますので、今回は上長としてのITでコミュニケーションしていく方法を書いていきたいと思います。

わたしはいくつかのコミュニケーションツールを使い分けて利用しています。

まず緊急性の高い順番的に並べてみると

【緊急性が高い】

対面
↕
電話、オンライン対話
↕
チャット
↕
ダイレクトなEメール
↕
メーリングリスト
↕
お手紙

【緊急性が低い】

ではこれをG Suiteのサービスで当てはめてみると・・・

【緊急性が高い】

面と向かって話す（今はコロナ禍）
↕
Google Meet
↕
Google Chat
↕
Gmail
↕
Googleグループ
↕
お手紙を書く（意外と手書きもあり）

【緊急性が低い】

緊急性で整理してみると、どんな場面で利用するのが良いかが見えてくるかと思います。その中で「重要ではあるが緊急ではない」ものに対してはどのようにコミュニケーションを取るのが良いのか、ということを考え始めました。

そこで最近わたしがよく使い始めているのが「Googleグループ」です。今、Google社も比較的多くアップデートされている気もしますし、少しフィーチャーされ始めているのかもしれません。

そこで、このGoogleグループで活用している機能をいくつか紹介したいと思います。Googleグループについては過去のブログを参照していただければ幸いです。

1.件名のプレフィックス

やはり、これがわたしからのグループのメッセージかどうかを、タイトルだけで判別できるとメンバーは分かりやすいです。その機能がプレフィックスです。

件名のプレフィックスの付け方は、グループを選択し、【グループ設定】→【メールオプション】で設定できます。

上記のようにプレフィックスは括弧で囲うことが良いとされています。また、プレフィックスにナンバリングすることもできます。「:%d」を追加することで、自動で連番されます。

2.お気に入りのグループ

経営層や管理職、リーダーともなると、たくさんのGoogleグループに参加しているので、自分のメーリングリストを見つけるのも大変です（検索すれば良いのですが）。

できればよく使うGoogleグループは「お気に入り」に入れておくのが良いと思います。

【マイグループ】から選択、または検索してお気に入りに入れたいグループが表示されたら、グループ名の左の☆をクリックして★にします。そうすると左側のツリーにある「お気に入りのグループ」に追加されます。すぐに会話を開始できますね。

3.Gmailから送信する

これはそのままですが、Googleグループ作成時に設定したグループメールに直接メール送信することでお伝えすることができます。新規作成でも、誰かから来たメールを転送することも可能です。

コミュニケーションが非常にデリケートな時代だからこそ、うまくツールを使い分けて行きましょう。とくに「重要ではあるが緊急ではない」内容についての案内、Googleグループの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

【Apps調査隊】リモート時代の味方！Googleサイトについて調査せよ。

Apps調査隊およびメールマガジン編集長のイバです。

今回は私のほうでGoogleサイトを調査していきたいと思います。

何を隠そうGoogleサイトマスターと呼ばれるときもあり、かなり使い込んでいるので、今日はその一部をお届けできればなと思います。

なおGoogleサイトの作成方法は

【Apps調査隊】Google新サイト活用方法について調査せよ。

【Apps調査隊】Google新サイトについて調査せよ。

を是非ご覧くださいませ。

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1.ファビコンをつける
2.ロゴをつける
3.カスタムドメインをつける
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

1.ファビコンをつける

Googleサイトは公開して見てもらってナンボなわけですが、少しでもそのサイトの魅力を感じてもらいたいですよね。hromeブラウザなどで開いたときに出てくるアイコンが

この標準だと少しさびしいので、ファビコンと言われるこのアイコンを変更してみましょう。

右上の歯車アイコンをクリックします。

設定のウインドウから「ブランドの画像」→ファビコンの「アップロード」または「選択」をクリックします。

付けたい画像（JPEG、PNG、GIF、ICO、TIFF、BMP、WEBP ）を選択するとこのように画像がアップロードされます。

公開されたサイトを見てみると、ファビコンが変わっていることが分かると思います。ひとめで自分のサイトだと分かるようにしておくのも、キープディスタンスの基本かもしれませんね。

【Apps調査隊】私生活で使える便利な機能について調査せよ。

 Apps調査隊、謎の研究員Kです。

※今回は研究員の個人情報保護のため仮名でお送りいたします。

みなさん、ご自身のGmailのアドレスを活用してますか。

実は無料版でもいろいろな機能が使えます。

今日はわたしの私生活をはかどらせたGoogleドライブの活用方法を紹介します。

ーーーーー

１．Googleドライブとは

２．活用例

３．G Suiteとの違い

ーーーーー

１．Googleドライブとは

Gmailのアドレスがあればどなたでも簡単に使えるクラウドストレージサービス。

無料版（@gmail.com）でも15GB使えます。

もちろんG Suiteユーザさんなら誰でもご存知ですね！？

２．活用例

読者の皆様は、合同で本など出したことありますか？

なんらかの撮影をしたデータをカメラマンさんからもらうことはありませんか？

ないですか。私はあるんです。

■なんらかのイベントを主催する時に。

イベントの主催をするなら、コンセプトや概要、タイムテーブルなどを

複数人の仲間と共有しなければなりませんよね。

そんな時にはスプレッドシートで企画書を作成しましょう。

（検索するとフリーのフォーマットが沢山出てくるいい時代になりました。）

リアルタイムで全員が編集できるので、事前に作成した資料をもとに

Meetで通話しながら出た意見を書き足すことが各自でできます。

全員が書記になれるのです。

■なんらかの本の主催をする時に。

全員から某ファイル便などでZip送ってもらってもいいんですが、余裕持って原稿を出す人

締切ギリギリに出す人と様々です。到着するたびにPCを開いてダウンロード、

正直めんどくさいんです。

でもこれからはそんな手間をかけず携帯から中身を確認して、必要な時にダウンロードするだけでいいんです。

そう、ドライブ共有ならね。

私生活で自らそんなことをする物好きは少ないかもしれませんが、

例えば友達の結婚式、文化祭や卒業式（謝恩会）、子供会のレクで流す

ムービーを作らなきゃ！なんて場面はありますよね。わたしはあった。

会社でならもっとそんな機会ありませんか？

写真素材を集めるとき　ラ○ンで共有→PCにメールで送る

……なんて遠回りしているうちに画質が大画面に耐えられなくなります。

３．G Suiteとの違い

無料でもこれだけの機能があるのだから、会社でもこっちで良いのではと思いましたか？

実はわざわざG Suiteという「企業版」をGoogleが出しているのには事情があるのです。

■組織利用しやすい

管理機能があるので、組織に対して制限をかけられます。

■ドメインを変えられる

ドメインそれすなわち信用……。自分一人がフリーランスで使うならまだしも、

組織で利用するなら独自ドメインは信用に関わります。

■セキュリティ

公式さん「G Suite は、業界のベスト プラクティスに基づく厳格なプライバシーとセキュリティの基準を適用して設計されており、お客様にはコンプライアンスや規制の要件を満たしていただけます。」

■サポートが受けられる

もし不具合が起きてしまった時、対処方法が聞けます。

専門用語なども多いので、ほんとのほんとに初心者の方は弊社のアドバイザリサービスも

おすすめしております！

などなど……。

裏を返せば無料版のデメリットですので、やはり法人利用にはG Suiteが最適と思います。

公式のよくある質問もご確認ください。

今回はピンポイントな無料版活用例の紹介でしたが、Googleの機能をより身近に感じて

もらえたら幸いです。

もちろん企業版にも含まれる機能なので貴社の納会でも活躍します。

詳細に書きましたが、ネット上で私を見つけてもそっとブロックしてくださいね！

以上、Google の布教でした。

【Apps調査隊】メールブロック回避術について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

６〜７月、体感で「メールが届かない」という問い合わせが多く寄せられました。

だから今回はメールが届かないことのトラブルシューティングをしてみたいと思います。

ーーーーー
１．ブロックされる主な原因
２．それでも送りたいメールがある
３．どうしても送れない
ーーーーー

１．ブロックされる主な原因

■ほとんどの場合が、添付ファイルでブロックされます。

Googleのセキュリティシステムによって弾かれエラーメールがきた！と問い合わせが来ますが

ほぼほぼ添付ファイルがブロック対象の拡張子になっています。

Gmail でブロックされるファイルの種類

https://support.google.com/mail/answer/6590?hl=ja

よく見落とされるのは二重圧縮（Zipファイルの中にZipファイルが入っていること）です。

気づかないで送信しブロックされてしまう人が多いです。

■受信はしているけど、迷惑メールに振り分けられている。

Googleになぜか評判が悪いドメインがあります。

セキュリティ上理由は教えてもらえませんが、確実に何件かあります。

取引先のドメインが何故か迷惑メールに引っかかってしまう場合は

IPアドレスをホワイトリスト登録をして、該当ドメインを迷惑メールに振り分けられないように設定しましょう。

【IPアドレスの調べ方】

管理コンソール＞レポート

＞左側のメニューから「メールログ検索」をクリック

＞件名などで検索

　※送信メールも受信メールも検索できますが、「受信するはずだったメール」は

　　ブロックが相手側に起因するもののため調べられません。

【ホワイトリスト登録方法】

1. Google 管理コンソール（admin.google.com）で次の操作を行います。
2. [アプリ] > [G Suite] > [Gmail] > [詳細設定] をクリックします。

   アクセスするには [Gmail の設定] の管理者権限が必要です。

3. 左側で最上位の組織（通常はドメイン）を選択します。

4. [迷惑メール、フィッシング、不正なソフトウェア] で [メールのホワイトリスト] の設定までスクロールします。または、検索欄に「メールのホワイトリスト」と入力します。

5. ホワイトリストに登録する送信メールサーバーの IP アドレスを入力します。複数の IP アドレスを追加するには、クラスレス ドメイン間ルーティング（CIDR）表記で IP の範囲を入力するか、各 IP アドレスをカンマで区切ります。
   注: 必ずパブリック IP アドレスを入力してください。プライベート IP アドレスには対応していません。

6. Gmail の [詳細設定] ページの下部にある [保存] をクリックします。

変更が反映されるまでに、最長で 24 時間ほどかかることがあります。行った変更は管理コンソールの監査ログで確認できます。

※　https://support.google.com/a/answer/60751?hl=ja　より抜粋

２．それでも送りたいメールがある

どうしても１で引っかかったファイルが必要なことがほとんどですよね。

そんなときの為にブロックを回避する手段をご紹介します。

■圧縮を一回にする

圧縮したファイルを圧縮するマトリョーシカを作らない。

■クラウドストレージにUPし、URLを送る

クラウドストレージとは、○○ファイル便〜と名のつくものなどの、

web上で借りられるストレージことです。

一般的に、送りたいデータを任意のストレージにアップロードすると、

そのページからダウンロードができるため該当ページのURLを送るだけで

ファイルの送信ができます。

ブロック以前に、送受信で負荷がかかる重いファイルを共有するためのマナーでもありますね。

■ホワイトリストその２

Businessエディション以上のプラン限定の必殺技です。

Google Driveのファイルを共有することができるようになります。

【ホワイトリスト登録】

１．管理コンソールのホームページから、[ドメイン] にアクセスします。

２．[ホワイトリスト登録済みドメイン] > [新しく追加] をクリックします。

３．ホワイトリストに登録するドメイン、サブドメイン、またはドメイン エイリアスの名前を入力し、[ホワイトリストにドメインを追加] をクリックします。注: ドメインをホワイトリストに登録する際、サブドメインとドメイン エイリアスは自動的には登録されません。

重要: ドメイン名をホワイトリストに追加する際、そのドメインで G Suite が使用されているかどうかは検証されません。そのドメインが信頼性のある G Suite ドメインであることを確認するには、Google ドライブと Google Classroom の共有設定でホワイトリストを調べます。

※https://support.google.com/a/answer/6160020?hl=ja　より抜粋

３．どうしても送れない

圧縮は一回しかしていないし、ホワイトリストやクラウドストレージは使えない。

■ファイルサイズが大きい。

そもそものファイルサイズが大きいため送れないことがあります。

（または受信側で拒否される。）

https://support.google.com/mail/answer/6584

■添付できないファイル形式をもう一度確認してみる。

https://support.google.com/mail/answer/6590?hl=ja

見落としていた。

どう考えても該当していないのに送れない場合は、ライブサービスまでご連絡ください！

ほとんどの場合で圧縮されたファイルの中のファイルがまた圧縮されていたり、

マクロが組まれたファイルが入っていることが原因で弾かれます。

エラーメールで焦ってしまうとは思いますが、一度ファイルを確認してみてください。

以上、メールブロック回避術についてご紹介しました。

【Apps調査隊】Meetに頼るな！グループの活用方法を調査せよ。

Apps調査隊の、前回まで流行りなのでMeetの記事を書いていた蟹江です。

これだけ記事書きましたけれど、正直Meetで会議するほどでもない会議するの辛くないですか？

私はつらい。

今回はあえて「グループ」の記事で一石投じていこうと思います。

リモートだろうがリアルだろうが無駄会議を減らしていきましょう。

ーーーーー

1.Google グループとは？

2.今こそ活用できるグループ

3.まとめ

ーーーーー

1.Google グループとは？

ユーザをグループに入れて、メーリングリストのような使い方をします。

■グループの作成方法

１．Google グループにログイン

２．左上の [グループを作成] をクリック

３．情報を入力し、作成。

■グループの基本的な使い方

メーリングリストのようなイメージで利用できます。

メールはもちろん、MeetやChatの一括招待ができます。

2.今こそ活用できるグループ

いにしえのコミュニティサイトのような使い方ができるんです。

・グループ ディスカッションを主催する

投稿はメールですが、トピックを立ててそこにコメントを入れる

掲示板のような形式でやりとりができます。

※画像は旧Googleグループの画面です。近日中に新たなデザインになります。

2000年代にインターネットを活用していた方たちなら、見覚えがあるのではないでしょうか。

これを活用することによってお知らせを掲示したり、流れてほしくない会話を

スレッドごとに管理することができます。

3.まとめ

Chatもスレッドになっているとはいえ、会話ログが流れがちで

継続的に必要なことはすぐにどこかにメモして共有が必要です。

グループを活用すれば、会話のログをスレッドごとに残せるため、

「会議するほど急ぎの用でもないが、いつかは決めていかなければならないこと」

例えば納会の役割分担や、清掃活動の日程調整などの打ち合わせを気づいたときにできます。

安易にMeetしよう！と言わずにグループの活用も検討いただけないでしょうか？？

以上、グループ活用方法について紹介しました。

【Apps調査隊】管理者が知らなくてもいいけど、知ってたらちょっと便利なことをまとめてみた。

Apps調査隊の蟹江です。

アドバイザリサービスに来た問合せで、調べてなるほどなと思ったネタが
溜まってきました。
今回は、「知らなくてもいいけど、知ってたらちょっと便利なこと」
をまとめてみようと思っています。

ーーーーー
1.裏技と小ネタ
2.トラブルシューティング
3.問合せのコツ
ーーーーー

1.裏技と小ネタ

■Google Meetの小ネタ

Google Meetで招待した社外の相手が、G Suiteユーザーの場合
　→参加時の承認は不要です。

・フリーのGmailユーザー
・G Suiteユーザー
上記の場合は、全て外部ユーザーとして扱われますが
ログインしていると会議室に直接入れます。
※Googleカレンダーから招待した場合には、
当該カレンダーイベントの期間外に外部ユーザーが参加を試みた際には
改めて参加のリクエスト及び内部参加者による承認が必要となります。
また、Google アカウントを持たない場合も参加のリクエスト及び内部参加者の承認が必要となります。

■数千人に同じメールを短時間で送っても送信制限に引っかからない裏技
グループを活用しましょう。

数千人が所属するグループ宛にメールを送っても1通としてカウントされます。

当該ユーザーが送信したのは、あくまでも対象の宛先グループ 1 つのみであるため、所属人数が多くても送信制限にはひっかかりません。

対象のグループに対して 1 日 2,000通のメールを送れば、制限の対象となります。

2.トラブルシューティング

■自分のPCなのに本人確認されてしまう時の対処方法
端末を変えたら何故か本人確認が出てしまった方はこの方法で対処できます。
特権管理者が 10 分間本人確認を無効にしたスキにログインをし、
再設定用の電話番号をご設定ください。
次回以降その番号に届くコードでログインをお願いします。

本人確認無効化手順
「ユーザーが本人であることを証明できない場合に、ログイン時の本人確認を無効にすることはできますか？」 参照
https://support.google.com/a/answer/6002699?hl=ja

電話番号再設定方法
アカウント設定＞[個人情報]＞[連絡先情報]

■メールが届かない場合の対処法

・迷惑メールに入っていますか？

→Gmail側で何故か迷惑メールに振り分けられることがあります。

この場合は、該当のアドレスを迷惑メールに振り分けないフィルタを掛けましょう。

該当アドレスにフィルタをかけ、条件に「迷惑メールにしない」を選択しましょう。

https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=ja

・迷惑メールにもなく、送り主にもエラーメールなどは届いていない。

送り主から送信はできたが、受信がうまくいかなかった場合、添付ファイルが起因していることが多くあります。

これらはZipファイルに圧縮されていても検知されます。

下記に該当する場合は送れません。

https://support.google.com/mail/answer/6590?hl=ja

もし該当する形式のファイルが送りたい場合は

外部ストレージ（Google Driveもそうですよ！）にアップロードし、

URLを共有して送信すれば回避可能です。

※あくまで信頼できる方とのやりとりで、知らない人からのURLは開かないようにしてください。

・どうしてもわからない

→「3.問合せのコツ」内を参考に情報を添えてお問い合わせください。

3.問合せのコツ

できれば問題は早く解決したいけれど、何を伝えたらいいかわからないと思います。

問診票を作りましたので、これに沿ってご質問いただけるとスムーズです！

■問題全般

動作がおかしい、何か押したら画面が変わってしまったなど問題が起きている場合。

・事象が起きているメールアドレス（もし全員であれば代表数名）

→アカウント起因なのか、全体的な障害なのかの切り分け

・エラー画面のスクリーンショット

→どこの画面で（重要）どんなエラーコードが出ているか

・いつから？

→最初に気がついた時間。全体の設定を変更したなど心当たりのある操作があればお伝えください。

■メールが届かない原因がわからなかった。

上記の情報とともにこの情報を提供お願いします。

・「メールログ検索」結果のスクリーンショット

管理コンソール＞レポート＞左側のメニュー内「メールログ検索」

該当の不達メールの送信アドレスや件名で検索します。

検索結果が表示された場合は件名をクリックすると「メッセージの詳細」が表示されます

のでこちらのスクリーンショットをお願いします。

・メッセージヘッダー

Gmail ウェブ画面> 返信アイコンの横にある点三つのその他アイコンをクリック

> メッセージのソースを表示 > 「元のメールをダウンロード」をクリックしダウンロード

※メッセージヘッダーに関しましては、送信日から 5 日以内のものをご取得ください。

リモートワークが増えてきて、質問したいけど家の電話からするのもな……と

思われる方はぜひこれを参考にしてください。

原因を切り分けてもどうしてもわからない場合はメールでスクリーンショット等を

添えてご質問いただけるとありがたいですね！（本音）

スクリーンショットがあるだけで本当に話が早いです！（本音）

以上、G Suiteの小ネタという名のよくある質問集のご紹介でした。

【Apps調査隊】在宅勤務のお役立ち情報について調査せよ。

絶賛在宅勤務中のApps調査隊員蟹江です。
実は弊社では3月末から在宅勤務を実施しています。
ありがたいことに私は困ったことはありませんが（インフラ整備の人ありがとう）、
周りから困ったという声が上がっているのを聞くのでそれの解決方法を紹介していきます。

ーーーーー
１．在宅お悩み相談（G Suiteでなんとかなるもの）
２．在宅あるある（あるある）
３．まとめ
ーーーーー

１．在宅お悩み相談

■必要なファイルが会社のPCにたくさん入っているけどPCは持ち出せない。

ただちにすべてのファイルを！Google ドライブに移動させましょう！！
会社からでも家からでも、アカウントにログインさえできればいつでも見られます。
しかも文書作成ソフトや表計算ソフトも入ってます！


さらにどのPCで作業したってそれが保存されています。
わざわざ出社時にUSBにファイルを入れて、会社でセキュリティチェックして、
USBさして、コピーして、差し替えて……このダルい作業がなくなります！！！！！！
何度もUSB裏返さなくてすみますよ！！！！！！
基本操作はM社と似ていますが、共有に特化しています。

▶超有名表計算ソフトとスプレッドシートの違いについて調査せよ。
▶スプレッド、ドキュメント、スライドについて調査せよ。
▶スプレッドシートのフィルタについて調査せよ。


「でも、Chromeブラウザで見るのなんとなくやりづらいから嫌だなあ。」
みなさん最初はそうおっしゃいますね！！
ドライブファイルストリームがありますよ！！
▶ドライブファイルストリームについて調査せよ。

■今日、あの人出勤してるっけ……？

出勤しているの？もしかして休みなの？
これはカレンダーに入力しておいてくれたらすぐにわかります。
普段から活用してほしいですね！
▶スケジュールの活用について調査せよ。


また、もしお休みだったらメールの送信も当日より翌出勤日に指定してくれると
嬉しいと思います。
▶Gmail - メール送信日時指定について調査せよ。

■メール送るほどのことでもないけれどちょっと聞きたい事がある。

Google Chatを活用していきましょう。
 そもそもGoogle Chatって何？
▶ハングアウトについて調査せよ。※

 ここで、メール冒頭のような長い挨拶を入れないルールを是非徹底しましょう！
とてもスムーズでスピーディに問題が解決します。
▶Hangouts Chat ついて調査せよ※

もし言葉で伝えづらかったらGoogle Meetで画面共有も可能です。
▶リモートワークに使えそうなG Suiteの機能について調査せよ。

※Hangout Chat/MeetからGoogle Chat/Meetに名前が変更されました。

■会議の録画（お悩みじゃないですね。）

Google MeetのEnterprise版限定機能が９月まで開放されています。（延長しました）
議事録係をやったことがある人はわかると思いますが、記録していると意見を言う余裕がありませんよね。
解決します。
▶リモートワークに使えそうなG Suiteの機能について調査せよ。

２．在宅あるある

■会議にネコチャンが乱入してくる

諦めましょう。

■今日会議なのに油断してすっぴんだし部屋は荒れている

ご安心ください、Meetでも化粧の補正も背景の補正もしてくれるアプリがありますよ！
面白い背景にして場を和ませてはいかがでしょう。
WindowsとMacに対応しているソフトが多いです。

「Meet　背景　変更」などで検索してみて、お好きなソフトを試してみてください。

■夜眠れなくなってきた

お風呂に浸かるか足湯すると驚くほど自律神経が整って気づいたら朝です。
私はこの方法で4時頃に眠ることができました！（個人差があります。）
どうしても眠れないときはGoogle検索の隠しコマンド（通称：イースターエッグ）
で遊びましょう。
「ブロック崩し」「回転」「斜め」ほかに某有名ゲームなども遊べる様子です。

■太った・痩せた

蟹江とともに毎日ラジオ体操をしましょう。
そしてしっかりご飯を食べましょう。

３．まとめ

在宅ワークもまだまだ極める余地がありそうなジャンルですね！！
自宅警備を極め、自分だけでなく家族や街の人を守るミッションを
達成しましょう。
私事ですが、看護師の友人たちがどんどん最前線の病棟配属になって
呟きが日に日に元気がなくなってきました。
事故や怪我でも疲れ切った人たちにお世話かけなくてもいいよう自宅遊びを極めていきたいですね。
以上、在宅勤務のお役立ち情報について紹介いたしました。

【Apps調査隊】拡張機能について調査せよ。

Apps調査隊の蟹江です。

拡張機能はすでにお使いでしょうか。
Chromeのアドレスバーの右上のやつです。
今日はその拡張機能についてさくっと掘り下げて行きます。

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１）拡張機能とは

２）おすすめ拡張機能

３）管理者で拡張機能をブロックする

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１）拡張機能とは

Chromeブラウザの標準機能でない機能を付け足して、
自分だけの最強のChromeブラウザをカスタマイズできるものです。
たとえば英語のページを見る時、別タブのGoogle翻訳を使っているような場合
拡張機能を使えばクリックするだけでページを翻訳してくれます。

■追加方法

※シークレット モードまたはゲストとしてブラウジングしている場合は追加できません！！
１．Chromeウェブストアを開く
２．「Chromeに追加」で任意の拡張機能を追加

２）おすすめ拡張機能

■Google翻訳

いつもの翻訳！
クリックすると検索バーのようなものが出てきます。
単語や短い文章がわからないときはここで検索します。

全部わからないときは「このページを翻訳」で全文日本語に翻訳してくれる
頼れるツールです。

■Simple URL Copy

ページのタイトルとURLをいっぺんにコピーできる拡張機能。
メニューを選んでクリックすると、改行入れたりURLだけコピーできる
引用のときにはとっても重宝する機能です。

３）管理者で拡張機能をブロックする

非常に便利な拡張機能ですが、会社のポリシー的に勝手に入れられると困るという所も多くあると思います。
そんなときは、管理者の権限で拡張機能のインストールをブロックしましょう。
指名ブロックも全体のブロックもできますので、全ブロックまではしなくても
悪質な拡張機能を見つけてしまった時に活用してください。

■やり方

[ 管理コンソール ] > [ デバイス ] > [ Chrome 管理 ] > [ アプリと拡張機能 ]

> 右下の + アイコン

上から
URLで追加
Chrome アプリや拡張機能を ID で追加
Google Playから追加
Chromeウェブストアから追加

> 上記いずれかのやり方を選んでクリック し任意の拡張機能 を追加
（今回はIDを指定して追加するやり方です。）

> 本拡張機能のインストールポリシーで「ブロック」を選択する

※追加してからブロックしていくスタイルです。

ちなみに初めから出ているこの矢印のメニューは全体的な制限が掛けられます。

無限に作業時間を短縮できるので、忙しい人は５分だけ拡張機能の検索に
時間をとってみてください。はかどります。

以上、拡張機能についてご紹介しました。